¿Cómo funciona la gestión de alquiler vacacional? [Guía completa]

No es ningún secreto que una gestión efectiva de alquileres vacacionales puede multiplicar tus reservas y elevar tu negocio de Airbnb a nuevas alturas. De hecho, Vacasa informa que si contratas a un administrador de alquileres vacacionales o a una empresa de gestión para supervisar tus alquileres, puedes ahorrar hasta 30 horas de tiempo dedicado a tareas diarias de negocios. Está claro que una buena gestión es esencial para el éxito a largo plazo, pero ¿en qué consiste exactamente la gestión de propiedades de alquiler vacacional?

Sigue leyendo para obtener un curso intensivo sobre todo lo que necesitas saber sobre la gestión de alquileres a corto plazo: qué es, qué requiere y cómo utilizarlo para tener una ventaja.

¿Qué es la gestión de alquileres vacacionales?

La gestión de alquileres vacacionales es la supervisión y administración de alojamientos y propiedades de alquiler vacacional, que van desde el manejo de reservas, limpieza y mantenimiento, hasta marketing y cuidado de la experiencia del huésped.

Alguien que asume la gestión de propiedades de alquiler vacacional es responsable de una serie de operaciones diarias con el propósito de brindar una excelente experiencia al huésped y garantizar el funcionamiento sin problemas de un negocio de alquiler a corto plazo.

Aunque en algunos casos se superponga, la gestión de alquileres vacacionales es diferente de la gestión regular de propiedades. La gestión de alquileres a corto plazo requiere mucho más tiempo dedicado a la comunicación con los huéspedes y al marketing de propiedades, mucho más que la gestión de propiedades tradicional.

Las personas suelen reservar alquileres vacacionales más comúnmente con fines de vacaciones, por lo que los administradores de alquileres vacacionales también se centran en brindar una experiencia excepcional al huésped. Esto contrasta con la gestión regular de propiedades, ya que la mayoría de las personas alquilan propiedades regulares por períodos más largos para vivir, no para vacacionar.

¿Cómo funciona la gestión de vivienda vacacional?

La gestión de alquileres vacacionales, en esencia, es simple. Si eres propietario de una estancia como un apartamento turístico, casa, cabaña o villa, puedes alquilarlo a viajeros y turistas.

Las personas que reservan tu propiedad de alquiler vacacional probablemente se quedarán varios días hasta una semana, sin embargo, también pueden reservar por períodos prolongados. Las tareas que manejas relacionadas con el mantenimiento de la propiedad y garantizar que tus huéspedes disfruten de su estadía constituyen la gestión de alquileres vacacionales.

La gestión de alquileres vacacionales se puede externalizar, lo que significa que contratas a un administrador externo o a una empresa de gestión para supervisar tus alquileres, o puedes realizar la gestión de alquiler tú mismo, lo que implica llevar a cabo todas las tareas de gestión por ti mismo.

Comenzando tu carrera como administrador de propiedades de alquiler vacacional

Durante muchos años, la industria de alquileres a corto plazo ha crecido. El surgimiento de plataformas de reserva de alquiler a corto plazo como Airbnb, Vrbo y Booking ha facilitado que los anfitriones lancen sus propios negocios de alquileres vacacionales.

Aunque la pandemia de COVID-19 afectó a la industria al detener los viajes internacionales en muchos países, la industria está lejos de estar muerta. Los viajes nacionales han ganado popularidad. Ahora, la mayoría de las reservas provienen de personas que hacen "staycations" (vacaciones en casa), nómadas digitales y familias. Convertirse en un administrador de propiedades de alquiler vacacional sigue siendo un emprendimiento potencialmente lucrativo.

1. ¿Qué hace un administrador de propiedades?

A pesar del título, en realidad no es necesario ser propietario de una propiedad para convertirse en administrador de alquileres de alojamiento vacacional. Con las calificaciones y experiencia necesarias, puedes administrar propiedades de otros propietarios sin ser dueño de ninguna.

Como administrador de propiedades, tus operaciones diarias incluirán:

• Responder a mensajes e consultas de huéspedes.
• Manejar reservas y cancelaciones.
• Establecer y ajustar los precios de alquiler.
• Obtener el pago por las reservas.
• Supervisar el registro de entrada y salida de los huéspedes.
• Reponer suministros después de cada estadía.
• Organizar limpiezas de propiedades y visitas de mantenimiento.
• Escribir reseñas de huéspedes.
• Hacer marketing y promocionar la propiedad en línea.

Al expandir tu negocio de administración de propiedades, puedes encargarte de gestionar varios alquileres vacacionales para diferentes clientes.

2. ¿Cómo administrar tus alquileres vacacionales por ti mismo?

Decidir gestionar tus alquileres por ti mismo ofrece beneficios, como costos reducidos y más control sobre tus propiedades de alquiler. Sin embargo, la gestión de alquileres vacacionales también es un proceso que consume mucho tiempo y que requiere equilibrar muchas responsabilidades diferentes.

Para asegurarte de que tus procedimientos de gestión funcionen lo mejor posible, primero debes elaborar un plan de negocios y definir los objetivos que deseas alcanzar. También debes considerar contratar un servicio de limpieza y establecer una red de contratistas confiables que puedan ayudar con el mantenimiento, la comunicación con los huéspedes, etc.

Aprende más sobre cómo administrar una propiedad de alquiler vacacional por ti mismo

El siguiente paso es familiarizarte con las herramientas y soluciones de tecnología de propiedades (PropTech). Para prosperar en la industria de la agencia de alquileres vacacionales y estar por delante de tu competencia, debes automatizar la mayor parte de tus operaciones con software de alquiler vacacional, como iGMS.

iGMS ofrece funcionalidades avanzadas que ayudan a los propietarios de alquileres vacacionales y administradores de propiedades a ejecutar sus negocios en piloto automático, que incluyen:

• Gestionar varias cuentas y anuncios en las principales OTAs a través de un channel manager.
• Utilizar plantillas automatizadas y mensajes activados para mejorar la comunicación con los huéspedes.
• Utilizar la inbox unificado para organizar tus mensajes en un único flujo y garantizar respuestas rápidas.
• Establecer tareas de limpieza para tus equipos y realizar un seguimiento de las tareas hasta su finalización.
• Recibir pagos y crear facturas conectando tu cuenta de Stripe a iGMS.
• Incorporar herramientas de fijación de precios dinámicos utilizando las integraciones con PriceLabs y DPGO.
• Automatizar el proceso de envío de reseñas a los huéspedes.
• Monitorear el rendimiento de tu negocio a través de informes esenciales.

Prueba iGMS en acción

3. ¿Qué se necesita para ser un administrador de propiedades de alquiler vacacional?

La gestión de alquileres vacacionales no es para los débiles de corazón. Por lo tanto, antes de decidir si ser un administrador de propiedades sería una buena elección de carrera para ti, echa un vistazo a algunas características que son beneficiosas para los administradores de propiedades:

• Habilidad para hacer múltiples tareas.
• Excelentes habilidades de manejo del tiempo.
• Flexibilidad y actitud resolutiva.
• Habilidad para gestionar personas y supervisar tareas hasta su finalización.
• Deseo de adquirir nuevos conocimientos y habilidades.
• Ser un gran comunicador (un rasgo esencial ya que deberás construir buenas relaciones con tus huéspedes para garantizar una excelente experiencia).
• Personalidad optimista y enérgica.

Además de administrar la gestión de alquiler vacacional propio, deberás estar atento a tus competidores. Debes estar dispuesto a implementar nuevas tácticas y estrategias en tu proceso de gestión y adaptarte a las tendencias cambiantes en el mercado de alquileres vacacionales.

4. ¿Cómo convertirse en un administrador de propiedades?

Si has decidido seguir una carrera en la gestión de alquileres vacacionales, debes saber que convertirse en un administrador de propiedades certificado llevará tiempo. Por lo tanto, primero que nada debes considerar lo siguiente:

• Los requisitos legales de los administradores de propiedades en tu estado o país.
• Los mejores cursos y certificaciones legales que se relacionen con los requisitos de tu país/estado.
• El tiempo que llevará obtener la certificación legal.
• Tus objetivos comerciales a largo plazo como administrador de propiedades de alquiler vacacional.

Descubre más sobre cómo convertirse en un administrador de propiedades certificado

Iniciar una empresa de administración de propiedades de alquiler vacacional

1. ¿Cómo iniciar tu propia empresa con servicio de administración de propiedades?

Una vez que hayas adquirido experiencia como administrador de propiedades, puedes comenzar con confianza tu propia empresa de administración de propiedades de alquiler vacacional. Sin embargo, iniciar una empresa de administración de propiedades requiere mucha preparación y atención al detalle. Algunas de las áreas esenciales que debes cubrir al comenzar una empresa incluyen:

• Planificación y decisión sobre la estructura legal de tu negocio.
• Creación de tu plan de negocios y definición de tus objetivos comerciales.
• Obtención de las licencias necesarias para ejercer como negocio.
• Selección de las mejores herramientas y soluciones de software para ayudar a gestionar tu negocio.
• Elección y configuración de tu espacio de oficina.
• Creación de un sitio web y marketing de tu negocio para atraer clientes.

Descubre más sobre cómo iniciar tu propia empresa de administración de propiedades

2. ¿Cómo tener éxito en el negocio de administración de alquileres vacacionales?

Para tener éxito en la industria de alquileres vacacionales, hay algunas estrategias clave que puedes implementar para asegurarte de que tu rentabilidad se mantenga lo más consistente posible:

InfórmateUna de las mejores formas de replicar el éxito es estudiarlo. Examina casos de éxito de empresas prósperas de administración de alquileres vacacionales para descubrir sus secretos para el éxito. No dudes en ponerte en contacto con una empresa a través de las redes sociales (la mejor opción sería LinkedIn) para establecer una conexión y un terreno común.

Una vez que estés más familiarizado, puedes preguntarles sobre obstáculos comunes que hayan enfrentado y cómo lograron superarlos. Al aprender de los errores de otros y de cómo los resolvieron, puedes superar posibles desafíos o obstáculos con mayor facilidad.

Obtén más información sobre lo que hace que una empresa de gestión de alquileres vacacionales tenga éxito

2. Mantente al día con las tendencias

   La industria de alquileres vacacionales es una industria en constante evolución y desarrollo, y las tendencias pueden surgir en un instante. Un factor subyacente para el éxito es mantenerse relevante al seguir nuevas tendencias de marketing y negocios a medida que surgen.

   No hacerlo podría resultar en que los clientes pasen por alto tu negocio en favor de empresas más dinámicas e informadas. Una buena manera de monitorear las tendencias a medida que cambian y crecen es seguir plataformas y fuentes relevantes especializadas en la gestión de alquileres vacacionales, como canales de YouTube relacionados con la industria y blogs de administración de propiedades.

Obtenga más información sobre las tendencias de la industria del alquilervacacional para 2021

3. Busca nuevas oportunidades

   Como administrador de piso vacacional, siempre debes estar buscando nuevas oportunidades para expandir tu negocio. Debes buscar activamente formas nuevas de comercializar tu negocio y adquirir nuevos prospectos y clientes. Presta atención a lo que hacen tus competidores en línea y pregúntate cómo puedes hacer lo mismo (si aún no lo estás haciendo).

Agenda una demo del software iGMS

Contratar una empresa de administración de alquileres vacacionales

Ya seas propietario de una vivienda de vacaciones o varias, es posible que necesites una empresa de administración de propiedades para ayudarte a gestionar las cosas. Aquí hay algunas cosas que debes tener en cuenta al contratar un servicio de administración de gestión de apartamentos o propiedades:

¿Cómo encontrar la mejor empresa de administración de propiedades de alquileres vacacionales?

Identifica tus necesidadesEl primer paso más importante es identificar tus necesidades como anfitrión. ¿Cuánta ayuda necesitas para gestionar tus alquileres vacacionales? ¿Solo necesitas ayuda con la gestión de huéspedes y el alquiler, o también necesitas ayuda con el marketing y la atracción de reservas? Una vez que hayas identificado y hecho una lista de tus necesidades, puedes comenzar a buscar una empresa que satisfaga tus requisitos.

InvestigaEl siguiente paso es comenzar a buscar una empresa que ofrezca los servicios que estás buscando. También es una buena idea tener en cuenta tu presupuesto, ya que es probable que las empresas más grandes cobren más por los mismos servicios de administración de propiedades que las empresas más pequeñas e independientes.

Después de identificar empresas potenciales, puedes comenzar a evaluarlas y verificarlas. Revisa las reseñas en Yelp y Google Business y pide a las empresas en cuestión que te proporcionen referencias de sus clientes actuales o anteriores.

3. Haz las preguntas correctas

   Para asegurarte de seleccionar la empresa ideal para ti, es importante hacer preguntas específicas sobre su modelo de negocio. Algunas preguntas que puedes hacer incluyen:

• ¿Cuántos empleados conforman la empresa?
• ¿Ofrecen gestión de servicio completo, o puedes seleccionar los servicios que necesitas?
• ¿Se te asignará un agente fijo para tu alquiler, o será gestionado por un equipo de agentes?
• ¿La empresa responde a solicitudes y mensajes de huéspedes fuera del horario de oficina?
• ¿Cómo maneja la empresa emergencias fuera del horario de trabajo?
• ¿Cómo realizará la empresa el seguimiento y monitoreo del rendimiento de tu propiedad de alquiler?
• ¿Qué estrategias usará la empresa para mejorar el rendimiento y la tasa de ocupación de tu alquiler?
• ¿La empresa trabaja con un contrato fijo?

4. Infórmate de las tarifas

   Otro tema importante son las tarifas de administración de propiedades de alquiler vacacional. Las empresas generalmente trabajan con una de las tres estructuras de tarifas de gestión: el modelo de ingresos garantizados, el modelo de tasa fija y el modelo de comisiones.

   Cada estructura de tarifas tiene ventajas y desventajas únicas para los propietarios. Además de saber qué cobran las empresas, también necesita saber qué servicios están cubiertos en la estructura de tarifas y si ciertos servicios tendrán un costo adicional.

Consulta más consejos sobre cómo elegir una empresa de gestión de Airbnb

¿Cuánto cobra una empresa de administración de alquileres vacacionales?

Las tarifas de una empresa gestor de de alquileres vacacionales varían desde alrededor del 10% al 50% del ingreso mensual de alquiler y pueden depender de ciertos factores:

• La ubicación de los alquileres (urbanos, alquileres en la playa, propiedades en la montaña, etc.)
• La cantidad de alquileres que te gustaría que la empresa administre
• El tamaño y tipo de los alquileres (las villas de lujo requerirán una gestión general mayor en comparación con los apartamentos)
• El tamaño de la empresa
• Si la empresa es una empresa local o una organización internacional
• Los servicios ofrecidos por la empresa de administración de propiedades
• La estructura de tarifas utilizada por la empresa (tarifa fija, ingreso garantizado, basada en comisión, etc.).

Ten en cuenta que las tarifas que termines pagando afectarán tus ingresos netos. Finalmente, después de evaluar las tarifas y estructuras de servicio de administración de propiedades de cada empresa, puedes compilar tus resultados en una lista o hoja de cálculo. Esto te ayudará a comparar cada empresa y sopesar sus pros y contras antes de decidir cuál es la empresa que mejor se adapta a tus necesidades.

Descubre más sobre las tarifas de administración de propiedades de alquiler vacacional

Las 5 mejores empresas de administración de propiedades de alquileres vacacionales en España y México

Aunque es mejor hacer tu propia investigación cuando se trata de seleccionar una empresa de administración de propiedades de alquileres vacacionales, aquí hay algunas de las empresas mejor calificadas:

1. Beroomers: Se especializa en alojamiento para estudiantes y jóvenes profesionales en ciudades de España.
2. Friendly Rentals: Ofrece una amplia selección de apartamentos y casas de alquiler en varias ciudades españolas.
3. Spain Select: Se enfoca en alquileres de lujo y alojamiento de alta calidad en lugares emblemáticos de España.
4. Oh-Barcelona: Se centra en el alquiler de apartamentos vacacionales en Barcelona.
5. ApartEasy: Ofrece apartamentos amueblados para alquiler en Barcelona y otras ciudades españolas.
6. Airbnb Management Companies in Mexico: Airbnb tiene una lista de empresas de administración de propiedades en México que han sido verificadas por la plataforma.
7. Casai: Ofrece alquileres de apartamentos y suites de alta gama en varias ciudades de México.
8. MyPoppins: Se enfoca en la gestión y administración de propiedades para alquiler a corto plazo en varias ciudades mexicanas.
9. Mexico Rentals: Ofrece alquileres vacacionales en destinos populares de México, como Playa del Carmen, Tulum y Cancún.
10. Happy Address: Es una empresa de administración de propiedades que se especializa en alquileres vacacionales en Playa del Carmen y Tulum.

iGMS: Una herramienta esencial para el éxito en la administración de alquileres vacacionales

Ya seas un administrador de propiedades independiente o dirijas una empresa de administración más grande, iGMS puede ayudarte a alcanzar todos tus objetivos comerciales. Aprovechando el poder de la automatización, iGMS ejecuta sin problemas tus operaciones desde una sola interfaz, desde la gestión de anuncios hasta la comunicación con los huéspedes. Nunca más te perderás una tarea importante y verás cómo tu negocio crece a nuevas alturas.

Prueba iGMS gratis

Acerca del autor

Phoebe Gunning es una redactora de contenido en el Departamento de Marketing de iGMS. Se apasiona por la industria de alquileres vacacionales, especialmente en ayudar a los anfitriones a sacar el máximo provecho de sus negocios de alquileres vacacionales. Algunos de sus pasatiempos incluyen la lectura, viajar y tomar una buena taza de café.