Automatizar Airbnb: 7 maneras de poner tu negocio en piloto automático

As a host, you’re always looking for ways to simplify things and save time, and Airbnb automation can help you with that. In fact, automating your Airbnb business can save you up to 70% of your time on routine operations. Use these practical tips to run your Airbnb business more efficiently.

With the vacation rental market becoming increasingly competitive, Airbnb hosts and property managers have a lot on their plates. It’s no surprise that, to deal with the workload, many are considering automation.

However, some people mistakenly believe that this is only for large companies. Even if you manage just one property on a single platform, it can sometimes be overwhelming. So, automating your business can give you a second wind and even help increase your revenue.

In fact, as an Airbnb host , there are several ways you can automate the management of your short-term rentals and save up to 70% of your time on daily tasks and operations. Monitoring essential SaaS metrics is a crucial part of this process.

Here are 7 steps to Airbnb automation that will help you maximize efficiency.

 

 

What is Airbnb Automation?

Airbnb automation is the process of streamlining daily, recurring tasks to increase efficiency and minimize costs. These include responding to guest messages, adjusting rental prices, updating booking calendars, writing guest reviews, coordinating cleanings, and more. Automation functionality takes care of many of your daily operations so you no longer need to do them yourself.

Why use automation as an Airbnb host?

There are a multitude of benefits to automating your Airbnb business, including:

• Save time on routine tasks: With the help of automation, you don’t need to spend as much time on routine tasks, allowing you to spend more time on other important aspects of the business.
• Increase your occupancy rate and revenue: Automation allows for faster responses to messages and booking requests, which can increase your occupancy rate and overall revenue.
• Increased Productivity: With automation at the helm, you can be sure that all of your business needs are met simultaneously, increasing your output and productivity.
• Accelerating your business growth: Ultimately, using automation helps accelerate your business growth by streamlining all your core business activities, allowing you to spend valuable time on business development and scaling.

How can I automate my property’s task management?

To optimize efficiency and leverage bookings, hosts can automate their businesses using Proptech. There are many software tools and solutions available that can automate every management function. These include messaging with guests, calendar synchronization, creating cleaning tasks, and generating reports.

1. Automate your communication with guests

Excellent communication is one of the key elements to success on the Airbnb platform. Airbnb always takes into account the response rate when awarding Superhost status . Plus, quick responses can earn you more bookings.

Additionally, if you have a business website that you use to take direct bookings, you likely also have a blog on your website. If so, you also need to make sure that you or someone is available to answer any questions or comments on your blog posts, as these could turn into bookings.

At the same time, communicating with guests is one of the most time-consuming tasks for property managers. Responding to your current and potential guests can take up to 75% of your time. Therefore, writing responses is the first process you need to optimize to free up more time for other important activities.

There are several options for automating your messages. Let’s take a closer look at three of them:

Message templates

Typically, your responses to messages will coincide with the main stages of the booking process (checking, confirming the booking, etc.). Try creating a list of standard responses and saving them in a Google Doc or spreadsheet for quick access.

Airbnb Email Autoresponder

Most email service providers offer auto-reply features. You can set up automated messages to provide quick responses for more efficient Airbnb management. In fact, it’s best to have a separate email address for your business activities and automate your Airbnb inbox to send updates.

Quick replies improve your customer service. Plus, your auto-reply can include all the important information you send to guests once they book with you. Include information like key exchange instructions, addresses for your property, Wi-Fi passwords, check-in and check-out policies, and more.

For example: “Hi, thanks for choosing to stay at my amazing Airbnb home. I’m currently unavailable to respond to your request, but I will be doing so within 24 hours. In the meantime, please check out some of the most frequently asked questions I receive about my amazing Airbnb home…”

A simple personalized message works wonders to show that you are a caring Airbnb host.

Vacation rental software with message automation feature

Vacation rental software that can streamline your messaging can be a lifesaver for busy Airbnb hosts. They typically offer a wide range of useful features, with message automation being one of the most important.

For example, iGMS , one of the leading vacation rental software solutions, can take your messaging with guests to a whole new level.

Here’s a quick rundown of what you can take advantage of when you join iGMS:

• Unified Inbox – Allows you to organize conversations from multiple platforms into one unified feed.
• Templates: Allows you to create and save message templates. The use of smart elements and variables ensures a high level of customization.
• Automated Messaging Enabled – Allows you to keep your guests updated by sending messages at pre-set dates and times.
• PROtrack (Guest Communication Productivity Tracking) – A market-exclusive feature that takes your guest communication to the next level with an exclusive suite of features including productivity monitoring of your support agents, automatic ticket assignment, a customizable ticketing system, and reporting on these results.

Concierge service

As a host, you don’t always have time to instantly respond to queries. By hiring a concierge service, you can ensure 24/7 support for your guests. A professional concierge service will always be available to answer any questions they may have.

One of them is AirComms, a professional concierge service that will enhance the guest experience by ensuring seamless communication at any time of the day. AirComms is integrated into the iGMS system, meaning you can view all your guest interactions through a single dashboard.

2. Automate your pricing management using dynamic pricing tools

Being clever with your pricing strategy is key if you want to grow your business revenue. It’s not a good idea to set lower rates than your competitors and hope that it will attract more bookings. Even if it does, you may end up earning less net revenue than your competitors.

The best solution to boost revenue growth and remain competitive is to employ a dynamic pricing strategy based on market-related data. While this is the best strategy to use, analyzing relevant market metrics is no easy feat. You either take on this task, which is free but time-consuming, or you need to hire a data scientist, which can cost a lot of money. Fortunately, there is a third option that doesn’t require you to do either: dynamic pricing tools!

Dynamic pricing tools take all the analysis required to generate optimal prices and convert it into seconds of work using built-in algorithms. These algorithms analyze the most important criteria and use them to automatically generate a new suggested price every 24 hours.

The most popular dynamic pricing tools are those that can be integrated with a variety of software solutions. For example, iGMS has direct integrations with both PriceLabs and DPGO, two well-established pricing tools in the market.

3. Provide Airbnb self-check-in (key exchange)

Automating your check-in process with a smart lock or lockbox will make things easier for both you and your guests. A new guest will prefer the anonymity of self-check-in, and returning guests will likely appreciate the modern changes you’re making to your short-term rental business. It will also dramatically reduce the amount of time you spend on the key exchange process. Here are several options you can use to your advantage:

Safe deposit boxes

If you’re looking for a simple option, consider using a lock box that you can purchase at any hardware store or online. Tell your Airbnb guests where to find the lock box and give them the combination needed. Be sure to let them know how to return the keys upon check-out, and you’re good to go.

Electronic locks

Electronic locks are a second option that eliminate the hassle of dealing with keys. You can also set entry codes in your settings to automatically generate a unique code for each guest.

Smart locks

The newest option for accessing your property is the use of smart locks. These smart locks take electronic locks to the next level and help you further automate your Airbnb business. They offer better security for your Airbnb by allowing access when it receives a wireless signal from a verified smartphone.

A diferencia de las llaves y las cerraduras electrónicas, las cerraduras inteligentes te permiten gestionar exactamente quién puede acceder a tu Airbnb. Sin embargo, tienen algunas desventajas, ya que requieren que los huéspedes tengan smartphones y suficiente batería. También solo funcionan en un punto de acceso. Por lo tanto, si hay una puerta cerrada frente a tu hogar, también necesitarás instalar una cerradura allí.

Servicio de intercambio de llaves

Otra excelente opción para el intercambio de llaves es usar un servicio como Keycafe. Puedes permitir que alguien entre a tu hogar de forma remota desde el trabajo o la playa, ya que los lugares de almacenamiento de llaves están cerca de cafeterías. Tus huéspedes pueden recoger las llaves en cualquier momento durante el horario de apertura.

Independientemente de la opción que elijas, un intercambio de llaves automatizado asegura que los huéspedes puedan acceder a tu alquiler en cualquier momento del día de llegada.

4. Aumenta el número de tus reseñas con la automatización de Airbnb

Siendo un anfitrión ocupado, probablemente no tengas mucho tiempo para dejar reseñas a tus huéspedes, quienes también podrían sentirse reacios a escribirte a menos que ocurra algo durante su estancia.

Aunque dejar una reseña puede parecer una tarea abrumadora, es esencial obtener la mayor cantidad posible de reseñas positivas. ¿Por qué es tan importante? La respuesta es clara: ¡te ayuda a posicionarte mejor en Airbnb y atraer a más huéspedes! Existen ciertas técnicas que pueden ayudarte a aumentar tu colección.

Una de las técnicas más infalibles es automatizar tus reseñas.

Plantillas de reseñas

Para ahorrarte tiempo al escribir reseñas desde cero, puedes compilar un documento con las reseñas más estándar que sueles publicar. Registra algunos ejemplos excelentes para reseñas de 5 y 4 estrellas, así como para las negativas. Si sientes que no eres lo suficientemente bueno escribiéndolas por tu cuenta, busca lo que escriben otros anfitriones de Airbnb o busca ejemplos en Google.

Software para alquileres vacacionales con función de automatización de reseñas

Algunas soluciones de software de gestión ofrecen una función especial que permite a los anfitriones simplificar sus reseñas.

Aprovechando estas herramientas, podrás construir reseñas utilizando plantillas con elementos predefinidos. Además, se enviarán automáticamente. Esto significa que no tienes que iniciar sesión y salir de múltiples cuentas para dejar una reseña.

Los anfitriones tienen 14 días después de la salida de sus huéspedes para dejar una reseña en Airbnb. Aunque, si gestionas más de una propiedad, es fácil olvidar escribir una. Las herramientas de gestión de alquileres vacacionales te enviarán un recordatorio automático para que sepas cuántos días te quedan para publicar una reseña. Además, te notificarán una vez que tu huésped deje una reseña para ti. Al tener acceso a varios ejemplos preescritos, no te llevará mucho tiempo responder.

5. Automatizar las limpiezas

Una de las primeras cosas en las que debes pensar al comenzar tu negocio en Airbnb es cómo automatizar las limpiezas. Es poco probable que las limpies tú mismo, ya que los huéspedes esperan una limpieza de calidad de hotel. Además, hacer que tu lugar luzca impecable puede llevar mucho tiempo. Afortunadamente, puedes programar limpiezas y asegurarte de que tu alojamiento esté en condiciones inmaculadas cuando lleguen tus huéspedes.

Hay varias opciones para elegir:

Subcontratista individual

Contratar a un subcontratista es una de las opciones más económicas para tu negocio. Un limpiador individual cobra menos dinero que un grupo o equipo de limpiadores. Si tu Airbnb es pequeño o de tamaño mediano, la calidad aún hará felices a tus huéspedes.

Sin embargo, esta opción tiene un inconveniente significativo: depender de una sola persona es un poco arriesgado. Por si acaso, crea una lista de subcontratistas que puedan venir a ayudar en situaciones inesperadas.

Servicio de limpieza de Airbnb

Una empresa de limpieza profesional hará que tu propiedad luzca impecable de arriba abajo en un par de horas.

Automatización para anfitriones de Airbnb

Los equipos profesionales de limpieza de Airbnb suelen estar bien equipados y pueden manejar desafíos. Además, pueden limpiar tu lugar más rápido y eficientemente. No tendrás que depender de una sola persona y podrás estar seguro de que tu limpieza no se cancelará si alguien se enferma.

El único inconveniente que puedes enfrentar es el precio de sus servicios. Ten en cuenta que al optar por una tarifa de limpieza más alta, puedes ahuyentar a los huéspedes conscientes del dinero. Aunque, por otro lado, la limpieza impecable de tu propiedad puede generar un montón de reseñas de cinco estrellas.

Automatización de la limpieza

Optar por una solución de software de alquiler vacacional con automatización de tareas te permitirá disfrutar de la gestión de la limpieza sin complicaciones. Podrás crear horarios de limpieza automatizados: las limpiezas se programarán después de que cada huésped se vaya. Luego, un limpiador será notificado automáticamente por correo electrónico y/o mensaje de texto.

No tendrás que pasar tiempo organizando las limpiezas y podrás estar seguro de que se realizarán sin ningún problema. Además, tus limpiadores te notificarán una vez que hayan sido completadas.

6. Usa comodidades inteligentes para mejorar la experiencia de los huéspedes

El secreto para ser un anfitrión exitoso va más allá de lo básico. Debes estar listo para ir más allá no solo en mensajería o limpieza, sino también en tus comodidades.

Como los millennials y la Generación Z son fuerzas impulsoras de la industria de viajes, hacer que un alquiler vacacional sea moderno es más que una simple tendencia. Mientras la competencia se vuelve más intensa, agregar comodidades inteligentes a tu alquiler que sean gratuitas puede ofrecerte una sólida ventaja competitiva.

Unidades de automatización de temperatura del hogar

Como anfitrión de Airbnb, necesitarás asegurarte de que tu propiedad de alquiler vacacional siempre se mantenga a una temperatura cómoda para un máximo confort. Las unidades de automatización de temperatura del hogar, como Nest, automatizan la refrigeración y calefacción de tu propiedad.

Instalar un termostato inteligente te permite mantener la temperatura adecuada en tu propiedad. Puedes verificarlo fácilmente en cualquier momento a través de tu teléfono inteligente. Además, nunca tendrás que preocuparte de que los huéspedes se lastimen o dañen tu propiedad mientras intentan ajustar la temperatura por sí mismos.

Sensores

Además de las unidades de control de temperatura, considera la instalación de sensores para ayudar a automatizar actividades rutinarias en tu propiedad. Por ejemplo, un sensor de movimiento puede apagar las luces cuando no están en uso, ayudándote a ahorrar en tu factura eléctrica. Otros sensores, como un sensor de fugas de agua o de monóxido de carbono, pueden alertarte sobre problemas que podrían poner en peligro la seguridad de tus huéspedes.

Los sensores también se pueden integrar con programas de automatización, como SmartThings e IFTTT. Esto te permitirá crear reglas sobre cómo quieres que los dispositivos de automatización del hogar respondan cuando un sensor detecte un evento. Por ejemplo, puedes establecer una regla que detenga el HVAC (sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado) mientras la puerta principal esté abierta para ahorrar energía.

Google Wi-Fi

Google Wi-Fi es un enrutador que puede ayudar a que tus dispositivos domésticos permanezcan conectados. Otros beneficios incluyen la gestión remota de tu conexión a internet y permisos de acceso.

También puedes establecer restricciones en los dispositivos disponibles para los huéspedes. Esto garantiza que tengas control total sobre tu propiedad y tus dispositivos inteligentes para el hogar cuando no estés físicamente presente.

7. Usa software para alquileres vacacionales

La esencia de la automatización de Airbnb es permitir que los anfitriones dediquen menos tiempo a operaciones rutinarias y ayudar a hacer crecer su negocio. Además de las limpiezas y el mantenimiento, los anfitriones confiesan que la sincronización de calendarios y reservas es uno de sus principales desafíos.

Automatización de Airbnb para anfitriones

Si tienes tus propiedades anunciadas en más de una plataforma, un sistema de gestión de propiedades puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza. El riesgo de hacer una doble reserva o de perder una limpieza aumenta, al igual que los niveles de ansiedad de los anfitriones.

Automatizar cada aspecto de tu rutina de alojamiento es posible con un toque de tecnología. Soluciones de software para alquiler vacacional como iGMS pueden poner tu negocio en piloto automático al:

• Gestionar múltiples cuentas y anuncios en las principales OTAs desde una sola interfaz
• Sync bookings across multiple platforms to eliminate the risk of double booking
• Organize guest messaging into a single feed with a unified inbox
• Improve communication with automated templates and scheduled messaging
• Automate the guest review process
• Create and coordinate cleaning tasks for your vacation rental cleaners
• Create your own direct booking website
• Manage direct bookings using a suite of direct booking management tools
• Process payments securely by integrating with Stripe.
• Create essential reports on your business results in minutes
• Adjust your prices intelligently through integrations with PriceLabs, DPGO and Wheelhouse

By opting for Airbnb automation, you can eliminate the number of repetitive tasks and focus on more important aspects of your business. Once you put your business on autopilot, you will be able to grow it faster and more efficiently.