Automatizar Airbnb: 7 maneras de poner tu negocio en piloto automático

Como anfitrión, siempre buscas formas de simplificar las cosas y ahorrar tiempo, y la automatización de Airbnb puede ayudarte con eso. De hecho, automatizar tu negocio de Airbnb puede ahorrarte hasta un 70% de tu tiempo en operaciones de rutina. Usa estos consejos prácticos para gestionar tu negocio de Airbnb de manera más eficiente.

Con el mercado de alquileres vacacionales volviéndose cada vez más competitivo, los anfitriones de Airbnb y los administradores de propiedades tienen mucho en sus manos. No es de extrañar que, para lidiar con la carga de trabajo, muchos estén considerando la automatización.

Sin embargo, algunos creen erróneamente que esto es solo para grandes empresas. Incluso si manejas solo una propiedad en una sola plataforma, a veces puede resultar abrumador. Así que, automatizar tu negocio puede darte un segundo aire e incluso ayudar a aumentar tus ingresos.

De hecho, como anfitrión de Airbnb, hay varias formas de automatizar la gestión de tus alquileres a corto plazo y ahorrar hasta un 70% de tu tiempo en tareas y operaciones diarias. Monitorear métricas esenciales de SaaS es una parte crucial de este proceso.

Aquí tienes los 7 pasos para la automatización de Airbnb que te ayudarán a maximizar la eficiencia.

¿Qué es la automatización de Airbnb?

La automatización de Airbnb es el proceso de simplificar tareas diarias y recurrentes para aumentar la eficiencia y minimizar costos. Estas incluyen responder mensajes de huéspedes, ajustar precios de alquiler, actualizar calendarios de reservas, escribir reseñas de huéspedes, coordinar limpiezas y más. La funcionalidad de automatización se encarga de realizar muchas de tus operaciones diarias para que ya no necesites hacerlas tú mismo.

¿Por qué usar la automatización como anfitrión de Airbnb?

Hay una multitud de beneficios al automatizar tu negocio de Airbnb, que incluyen:

• Ahorro de tiempo en tareas rutinarias: con la ayuda de la automatización, no necesitas pasar tanto tiempo en tareas rutinarias, lo que te permite dedicar más tiempo a otros aspectos importantes del negocio.
• Aumento de tu tasa de ocupación e ingresos: la automatización permite respuestas más rápidas a mensajes y solicitudes de reserva, lo que puede aumentar tu tasa de ocupación y tus ingresos totales.
• Aumento de la productividad: con la automatización al mando, puedes estar seguro de que todas las necesidades de tu negocio se cumplen simultáneamente, aumentando tu producción y productividad.
• Aceleración del crecimiento de tu negocio: en última instancia, utilizar la automatización ayuda a acelerar el crecimiento de tu negocio al simplificar todas tus actividades empresariales principales, permitiéndote dedicar tiempo valioso al desarrollo y escalamiento del negocio.

¿Cómo puedo automatizar la gestión de tareas de mi alojamiento?

Para optimizar la eficiencia y aprovechar las reservas, los anfitriones pueden automatizar sus negocios utilizando Proptech. Hay muchas herramientas y soluciones de software disponibles que pueden automatizar cada función de gestión. Estas incluyen mensajería con huéspedes, sincronización de calendarios, creación de tareas de limpieza y generación de informes.

1. Automatiza tu comunicación con los huéspedes

La excelente comunicación es uno de los elementos clave para tener éxito en la plataforma de Airbnb. Airbnb siempre tiene en cuenta la tasa de respuesta al otorgar el estado de Superhost. Además, las respuestas rápidas pueden ganar más reservas.

Además, si tienes un sitio web comercial que utilizas para recibir reservas directas, es probable que también tengas un blog en tu sitio web. Si es así, también necesitas asegurarte de que tú o alguien esté disponible para responder a cualquier pregunta o comentario en tus publicaciones del blog, ya que podrían convertirse en reservas.

Al mismo tiempo, la comunicación con los huéspedes es una de las tareas que más tiempo consume para los administradores de propiedades. Responder a tus huéspedes actuales y potenciales puede llevar hasta el 75% de tu tiempo. Por lo tanto, redactar respuestas es el primer proceso que necesitas optimizar para obtener más tiempo para otras actividades importantes.

Hay varias opciones para automatizar tus mensajes. Veamos de cerca tres de ellas:

Plantillas de mensajes

Usualmente, tus respuestas a los mensajes coincidirán con las principales etapas del proceso de reserva (al consultar, confirmar la reserva, etc.). Intenta crear una lista de respuestas estándar y guárdalas en un documento de Google o una hoja de cálculo para acceder rápidamente.

Autoresponder de correo electrónico de Airbnb

La mayoría de los proveedores de servicios de correo electrónico ofrecen funciones de respuesta automática. Puedes configurar mensajes automatizados para proporcionar respuestas rápidas para una gestión de Airbnb más eficiente. De hecho, es mejor tener una dirección de correo electrónico separada para tus actividades comerciales y automatizar tu bandeja de entrada de Airbnb para enviar actualizaciones.

Las respuestas rápidas mejoran tu servicio al cliente. Además, tu autorespuesta puede incluir toda la información importante que envías a los huéspedes una vez que reservan contigo. Incluye información, como instrucciones para el intercambio de llaves, direcciones de tu propiedad, contraseñas de Wi-Fi, políticas de check-in y check-out, y más.

Por ejemplo: “Hola, gracias por decidir alojarte en mi increíble hogar de Airbnb. Actualmente no estoy disponible para responder a tu solicitud, pero lo haré en un plazo de 24 horas. Mientras tanto, revisa algunas de las preguntas más frecuentes que recibo sobre mi increíble hogar de Airbnb…”

Un mensaje personalizado simple hace maravillas para demostrar que eres un anfitrión atento de Airbnb.

Software de alquiler vacacional con función de automatización de mensajes

El software de alquiler vacacional que puede optimizar tus mensajes, puede ser un salvavidas para los ocupados anfitriones de Airbnb. Por lo general, ofrecen una amplia gama de características útiles, y la automatización de mensajes es una de las más importantes.

Por ejemplo, iGMS, una de las principales soluciones de software de alquiler vacacional, puede llevar tu mensajería con los huéspedes a un nivel completamente nuevo.

Aquí tienes un resumen rápido de lo que puedes aprovechar al unirte a iGMS:

• Inbox unificado: te permite organizar diálogos de múltiples plataformas en un feed unificado.
• Plantillas: te permite crear y guardar plantillas de mensajes. El uso de elementos y variables inteligentes garantiza un alto nivel de personalización.
• Mensajería automatizada activada: te permite mantener a tus huéspedes actualizados enviando mensajes en fechas y horas preestablecidas.
• PROtrack (seguimiento de productividad de comunicación con huéspedes): una funcionalidad exclusiva del mercado que lleva tu comunicación con los huéspedes a un nuevo nivel con una exclusiva suite de funciones que incluyen monitoreo de productividad de tus agentes de soporte, asignación automática de tickets, un sistema de tickets personalizable e informes sobre estos resultados.

Servicio de conserjería

Como anfitrión, no siempre tienes tiempo para responder instantáneamente a las consultas. Al contratar un servicio de conserjería, puedes garantizar un soporte 24/7 para tus huéspedes. Un servicio de conserjería profesional siempre estará disponible para responder cualquier pregunta que puedan tener.

Uno de ellos es AirComms, un servicio de conserjería profesional que mejorará la experiencia del huésped al garantizar una comunicación impecable a cualquier hora del día. AirComms está integrado en el sistema de iGMS, lo que significa que puedes ver todas tus interacciones con los huéspedes a través de un solo panel.

2. Automatiza la gestión de tus precios utilizando herramientas de precios dinámicos

Ser astuto con tu estrategia de precios es clave si quieres hacer crecer los ingresos de tu negocio. No es una buena idea establecer tarifas más bajas que tus competidores y esperar que atraiga más reservas. Incluso si lo hace, es posible que termines ganando menos ingresos netos que tus competidores.

La mejor solución para impulsar el crecimiento de los ingresos y seguir siendo competitivo es emplear una estrategia de precios dinámicos basada en datos relacionados con el mercado. Si bien esta es la mejor estrategia a utilizar, analizar métricas de mercado relevantes no es tarea fácil. O te enfrentas a esta tarea, que es gratuita pero consume mucho tiempo, o debes contratar a un científico de datos, lo que puede costar mucho dinero. Afortunadamente, hay una tercera opción que no requiere que hagas ninguna de las dos cosas: ¡herramientas de precios dinámicos!

Las herramientas de precios dinámicos toman todo el análisis requerido para generar precios óptimos y lo convierten en segundos de trabajo utilizando algoritmos incorporados. Estos algoritmos analizan los criterios más importantes y los utilizan para generar automáticamente un nuevo precio sugerido cada 24 horas.

Las herramientas de precios dinámicos más populares son aquellas que pueden integrarse con una variedad de soluciones de software. Por ejemplo, iGMS tiene integraciones directas tanto con PriceLabs como con DPGO, dos herramientas de precios bien establecidas en el mercado.

3. Proporciona un check-in automático de Airbnb (intercambio de llaves)

Automatizar tu proceso de check-in con una cerradura inteligente o una caja de seguridad hará que las cosas sean más fáciles tanto para ti como para tus huéspedes. Un nuevo huésped preferirá el anonimato del auto check-in, y los huéspedes que regresan probablemente agradecerán los cambios modernos que estás haciendo en tu negocio de alquiler a corto plazo. También reducirá drásticamente la cantidad de tiempo que pasas en el proceso de intercambio de llaves. Aquí tienes varias opciones que puedes usar a tu favor:

Cajas de seguridad

Si buscas una opción sencilla, considera usar una caja de seguridad que puedas comprar en cualquier ferretería o de manera online. Indica a tus huéspedes de Airbnb dónde encontrar la caja de seguridad y proporciónales la combinación necesaria. Asegúrate de informarles cómo devolver las llaves al momento del check-out, y estarás listo.

Cerraduras electrónicas

Las cerraduras electrónicas son una segunda opción que elimina la molestia de lidiar con llaves. También puedes establecer códigos de entrada en tu configuración para generar automáticamente un código único para cada huésped.

Cerraduras inteligentes

La opción más nueva para acceder a tu propiedad es el uso de cerraduras inteligentes. Estas cerraduras inteligentes llevan las cerraduras electrónicas al siguiente nivel y te ayudan aún más a automatizar tu negocio de Airbnb. Ofrecen una mejor seguridad para tu Airbnb al permitir el acceso cuando recibe una señal inalámbrica de un smartphone verificado.

A diferencia de las llaves y las cerraduras electrónicas, las cerraduras inteligentes te permiten gestionar exactamente quién puede acceder a tu Airbnb. Sin embargo, tienen algunas desventajas, ya que requieren que los huéspedes tengan smartphones y suficiente batería. También solo funcionan en un punto de acceso. Por lo tanto, si hay una puerta cerrada frente a tu hogar, también necesitarás instalar una cerradura allí.

Servicio de intercambio de llaves

Otra excelente opción para el intercambio de llaves es usar un servicio como Keycafe. Puedes permitir que alguien entre a tu hogar de forma remota desde el trabajo o la playa, ya que los lugares de almacenamiento de llaves están cerca de cafeterías. Tus huéspedes pueden recoger las llaves en cualquier momento durante el horario de apertura.

Independientemente de la opción que elijas, un intercambio de llaves automatizado asegura que los huéspedes puedan acceder a tu alquiler en cualquier momento del día de llegada.

4. Aumenta el número de tus reseñas con la automatización de Airbnb

Siendo un anfitrión ocupado, probablemente no tengas mucho tiempo para dejar reseñas a tus huéspedes, quienes también podrían sentirse reacios a escribirte a menos que ocurra algo durante su estancia.

Aunque dejar una reseña puede parecer una tarea abrumadora, es esencial obtener la mayor cantidad posible de reseñas positivas. ¿Por qué es tan importante? La respuesta es clara: ¡te ayuda a posicionarte mejor en Airbnb y atraer a más huéspedes! Existen ciertas técnicas que pueden ayudarte a aumentar tu colección.

Una de las técnicas más infalibles es automatizar tus reseñas.

Plantillas de reseñas

Para ahorrarte tiempo al escribir reseñas desde cero, puedes compilar un documento con las reseñas más estándar que sueles publicar. Registra algunos ejemplos excelentes para reseñas de 5 y 4 estrellas, así como para las negativas. Si sientes que no eres lo suficientemente bueno escribiéndolas por tu cuenta, busca lo que escriben otros anfitriones de Airbnb o busca ejemplos en Google.

Software para alquileres vacacionales con función de automatización de reseñas

Algunas soluciones de software de gestión ofrecen una función especial que permite a los anfitriones simplificar sus reseñas.

Aprovechando estas herramientas, podrás construir reseñas utilizando plantillas con elementos predefinidos. Además, se enviarán automáticamente. Esto significa que no tienes que iniciar sesión y salir de múltiples cuentas para dejar una reseña.

Los anfitriones tienen 14 días después de la salida de sus huéspedes para dejar una reseña en Airbnb. Aunque, si gestionas más de una propiedad, es fácil olvidar escribir una. Las herramientas de gestión de alquileres vacacionales te enviarán un recordatorio automático para que sepas cuántos días te quedan para publicar una reseña. Además, te notificarán una vez que tu huésped deje una reseña para ti. Al tener acceso a varios ejemplos preescritos, no te llevará mucho tiempo responder.

5. Automatizar las limpiezas

Una de las primeras cosas en las que debes pensar al comenzar tu negocio en Airbnb es cómo automatizar las limpiezas. Es poco probable que las limpies tú mismo, ya que los huéspedes esperan una limpieza de calidad de hotel. Además, hacer que tu lugar luzca impecable puede llevar mucho tiempo. Afortunadamente, puedes programar limpiezas y asegurarte de que tu alojamiento esté en condiciones inmaculadas cuando lleguen tus huéspedes.

Hay varias opciones para elegir:

Subcontratista individual

Contratar a un subcontratista es una de las opciones más económicas para tu negocio. Un limpiador individual cobra menos dinero que un grupo o equipo de limpiadores. Si tu Airbnb es pequeño o de tamaño mediano, la calidad aún hará felices a tus huéspedes.

Sin embargo, esta opción tiene un inconveniente significativo: depender de una sola persona es un poco arriesgado. Por si acaso, crea una lista de subcontratistas que puedan venir a ayudar en situaciones inesperadas.

Servicio de limpieza de Airbnb

Una empresa de limpieza profesional hará que tu propiedad luzca impecable de arriba abajo en un par de horas.

Automatización para anfitriones de Airbnb

Los equipos profesionales de limpieza de Airbnb suelen estar bien equipados y pueden manejar desafíos. Además, pueden limpiar tu lugar más rápido y eficientemente. No tendrás que depender de una sola persona y podrás estar seguro de que tu limpieza no se cancelará si alguien se enferma.

El único inconveniente que puedes enfrentar es el precio de sus servicios. Ten en cuenta que al optar por una tarifa de limpieza más alta, puedes ahuyentar a los huéspedes conscientes del dinero. Aunque, por otro lado, la limpieza impecable de tu propiedad puede generar un montón de reseñas de cinco estrellas.

Automatización de la limpieza

Optar por una solución de software de alquiler vacacional con automatización de tareas te permitirá disfrutar de la gestión de la limpieza sin complicaciones. Podrás crear horarios de limpieza automatizados: las limpiezas se programarán después de que cada huésped se vaya. Luego, un limpiador será notificado automáticamente por correo electrónico y/o mensaje de texto.

No tendrás que pasar tiempo organizando las limpiezas y podrás estar seguro de que se realizarán sin ningún problema. Además, tus limpiadores te notificarán una vez que hayan sido completadas.

6. Usa comodidades inteligentes para mejorar la experiencia de los huéspedes

El secreto para ser un anfitrión exitoso va más allá de lo básico. Debes estar listo para ir más allá no solo en mensajería o limpieza, sino también en tus comodidades.

Como los millennials y la Generación Z son fuerzas impulsoras de la industria de viajes, hacer que un alquiler vacacional sea moderno es más que una simple tendencia. Mientras la competencia se vuelve más intensa, agregar comodidades inteligentes a tu alquiler que sean gratuitas puede ofrecerte una sólida ventaja competitiva.

Unidades de automatización de temperatura del hogar

Como anfitrión de Airbnb, necesitarás asegurarte de que tu propiedad de alquiler vacacional siempre se mantenga a una temperatura cómoda para un máximo confort. Las unidades de automatización de temperatura del hogar, como Nest, automatizan la refrigeración y calefacción de tu propiedad.

Instalar un termostato inteligente te permite mantener la temperatura adecuada en tu propiedad. Puedes verificarlo fácilmente en cualquier momento a través de tu teléfono inteligente. Además, nunca tendrás que preocuparte de que los huéspedes se lastimen o dañen tu propiedad mientras intentan ajustar la temperatura por sí mismos.

Sensores

Además de las unidades de control de temperatura, considera la instalación de sensores para ayudar a automatizar actividades rutinarias en tu propiedad. Por ejemplo, un sensor de movimiento puede apagar las luces cuando no están en uso, ayudándote a ahorrar en tu factura eléctrica. Otros sensores, como un sensor de fugas de agua o de monóxido de carbono, pueden alertarte sobre problemas que podrían poner en peligro la seguridad de tus huéspedes.

Los sensores también se pueden integrar con programas de automatización, como SmartThings e IFTTT. Esto te permitirá crear reglas sobre cómo quieres que los dispositivos de automatización del hogar respondan cuando un sensor detecte un evento. Por ejemplo, puedes establecer una regla que detenga el HVAC (sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado) mientras la puerta principal esté abierta para ahorrar energía.

Google Wi-Fi

Google Wi-Fi es un enrutador que puede ayudar a que tus dispositivos domésticos permanezcan conectados. Otros beneficios incluyen la gestión remota de tu conexión a internet y permisos de acceso.

También puedes establecer restricciones en los dispositivos disponibles para los huéspedes. Esto garantiza que tengas control total sobre tu propiedad y tus dispositivos inteligentes para el hogar cuando no estés físicamente presente.

7. Usa software para alquileres vacacionales

La esencia de la automatización de Airbnb es permitir que los anfitriones dediquen menos tiempo a operaciones rutinarias y ayudar a hacer crecer su negocio. Además de las limpiezas y el mantenimiento, los anfitriones confiesan que la sincronización de calendarios y reservas es uno de sus principales desafíos.

Automatización de Airbnb para anfitriones

Si tienes tus propiedades anunciadas en más de una plataforma, un sistema de gestión de propiedades puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza. El riesgo de hacer una doble reserva o de perder una limpieza aumenta, al igual que los niveles de ansiedad de los anfitriones.

Automatizar cada aspecto de tu rutina de alojamiento es posible con un toque de tecnología. Soluciones de software para alquiler vacacional como iGMS pueden poner tu negocio en piloto automático al:

• Gestionar múltiples cuentas y anuncios en las principales OTAs desde una sola interfaz
• Sincronizar reservas en múltiples plataformas para eliminar el riesgo de doble reservación
• Organizar la mensajería de los huéspedes en un único feed con un inbox unificado
• Mejorar la comunicación con plantillas automatizadas y mensajería programada
• Automatizar el proceso de reseñas de los huéspedes
• Crear y coordinar tareas de limpieza para tus limpiadores de alquiler vacacional
• Crear tu propio sitio web de reservas directas
• Gestionar reservas directas mediante un conjunto de herramientas de gestión de reservas directas
• Procesar pagos de manera segura mediante integración con Stripe.
• Crear informes esenciales sobre los resultados de tu negocio en minutos
• Ajustar tus precios de manera inteligente a través de integraciones con PriceLabs, DPGO y Wheelhouse

Al optar por la automatización de Airbnb, puedes eliminar la cantidad de tareas repetitivas y centrarte en aspectos más importantes de tu negocio. Una vez que pongas tu negocio en piloto automático, podrás hacerlo crecer más rápido y de manera más eficiente.