Sincronizar Booking y Airbnb: Exportación del calendario de alquileres vacacionales vía iCal

¿Por qué es importante la sincronización? La sincronización de calendarios entre Airbnb y Booking.com es fundamental para evitar conflictos de reservas y asegurar que siempre tengas disponibilidad actualizada en ambas plataformas. Esto reduce la posibilidad de tener que cancelar una reserva, lo que podría afectar negativamente a tus reseñas y posicionamiento.

La gran mayoría de los anfitriones probablemente hayan oído hablar del término “iCal”. En este artículo, vamos a analizar iCal. iCal (que se refiere al formato iCalendar) es un formato de archivo de computadora que permite a los usuarios de Internet enviar solicitudes de reuniones y tareas a través de la extensión .ics.

iCal se usa a menudo para sincronizar información de calendario para que puedas verla en una sola interfaz. Si estás familiarizado con el software iGMS, es posible que hayas aprovechado la función de Importación de Calendario vía iCal. Con la ayuda de esta función, puedes gestionar tus reservas no solo en Airbnb, sino también en otros sitios web de alquiler vacacional como Booking.com, HomeAway y VRBO, y sincronizar los calendarios de todas estas plataformas.

¿Cuándo usar la función de Exportación de Calendario de alquiler vacacional?

Hay algunas situaciones en las que la función de Exportación de Calendario será muy útil. Por ejemplo, esta función es ideal para anfitriones que se han acostumbrado a sus calendarios personales y prefieren seguir utilizándolos. Además, la sincronización de tu calendario entre diferentes plataformas de alquiler, como Booking.com y Airbnb, es crucial para evitar conflictos de reservas.

Entonces, si deseas ver todas tus reservas y/o otras funciones como tareas de limpieza en tu calendario personal o gestionarlas con la ayuda de un programa con el que ya estás familiarizado, la función de Exportación de Calendario es ideal.

Quizás simplemente quieras personalizar la vista de tu calendario de alquiler vacacional con las reservas y tareas. La función de Exportación de Calendario también te permitirá hacer precisamente eso.

La función de Exportación de Calendario también es extremadamente útil para la gestión de equipos. Puedes usarla para otorgar acceso a tus administradores y limpiadores a tareas de limpieza específicas o información de reservas.

¿Qué es la Exportación de Calendario vía iCal?

iCal es un formato de archivo de computadora para almacenar información de calendario. Está diseñado principalmente para ser un estándar abierto que permita la fácil interoperabilidad con muchas aplicaciones diferentes. iCal se utiliza en la mayoría del software de programación o calendario y también se puede usar como un medio para almacenar información de reservas. Airbnb, al igual que Booking.com, utiliza el formato iCal para almacenar información de reservas en sus respectivas OTAs.

Si recibes reservas a través de Airbnb, así como otras plataformas de reservas o utilizas un sistema de reservas externo, ahora puedes exportar reservas desde iGMS a otro calendario vía iCal. También puedes usar iCal para exportar tareas de limpieza y reservas a Google Calendar, iOS Calendar, macOS Calendar, Facebook Events, Windows 10 Calendar App, Outlook Calendar u otros calendarios que admitan la exportación vía iCal. Además, un gestor de canales puede ayudarte a sincronizar estos calendarios de manera eficiente.

¿Cómo encontrar y utilizar la función de Exportación de Calendario vía iCal para iGMS?

1. Ve a “Propiedades” y abre “Editor de Propiedad”.
2. Luego, cambia a la pestaña “iCal”.
3. Puedes exportar tanto reservas como tareas de una propiedad elegida en tu cuenta de iGMS y verlas en cualquier calendario externo (lo revisaremos en más detalle a continuación). Un buen gestor de canales automatiza tareas complejas y asegura la correcta disponibilidad y precios de las propiedades, lo que resulta crucial para maximizar las reservas en un entorno competitivo.
4. Todo lo que necesitas hacer es copiar la URL de la reserva o tarea e insertarla en la configuración de cualquier calendario de alquiler vacacional externo que admita el formato iCal.
5. Una vez que hayas copiado un enlace iCal a las reservas o limpiezas de la propiedad específica desde tu cuenta de iGMS, ve a la configuración de tu calendario externo, añade un nuevo calendario e inserta el enlace iCal.
6. Después de haber exportado las reservas o limpiezas a tu calendario externo, puedes cambiar la frecuencia de actualización (generalmente de una vez cada 5 minutos a 1-2 semanas).

Cuando las reservas y limpiezas se hayan exportado al calendario de alquiler vacacional externo, tendrán varias distinciones que pueden ayudarte a diferenciar las reservas de las tareas de limpieza. Las reservas se muestran como eventos de todo el día y el nombre del calendario se exporta utilizando el formato: [B] – “Nombre del Huésped” – “Plataforma donde se hizo la reserva”. Las limpiezas se exportan como tareas con un tiempo de inicio y finalización específico. Además, el nombre de dicho calendario se formatea como [C] – “Nombre de la Propiedad”. Entonces, [B] significa “Reservas” y [C] significa “Limpiezas”.

Aquí tienes una descripción detallada de cómo sincronizar tu calendario de Airbnb con Google Calendar o sincronizar tu calendario de Airbnb con tu iPhone.

Cómo exportar tu calendario de Airbnb a Google Calendar:

1. Ve a tu Google Calendar y navega hasta “Configuración” en la parte superior izquierda de la pantalla.
2. En el menú de Configuración, selecciona “Añadir calendario” y en el menú desplegable, haz clic en “Desde URL”.
3. Aparecerá una ventana donde puedes pegar la URL de tu calendario de alquiler vacacional (enlace iCal).
4. Ahora tus reservas o tareas de limpieza de una propiedad seleccionada se exportarán a tu Google Calendar. Es crucial sincronizar manualmente los calendarios de booking.com con Airbnb para evitar conflictos de reservas y dobles reservas, lo que puede dañar la reputación de tu negocio.

Cómo exportar tu calendario a macOS Calendar:

1. Abre Calendar en tu dispositivo Apple (MacBook o iMac).
2. Haz clic en Calendarios en la esquina superior izquierda de la ventana para ver tu lista de calendarios.
3. Elige Archivo > Nueva Suscripción de Calendario.
4. Pega el enlace iCal, luego haz clic en Suscribirse.
5. Ahora tus reservas o tareas de limpieza de una propiedad seleccionada se exportarán a tu macOS Calendar.

Es crucial mantener actualizados los calendarios de disponibilidad en todos los portales como Airbnb y Vrbo para evitar errores y facilitar la gestión de reservas.

¿Se puede deshacer la exportación de calendario?

Puedes deshacer fácilmente la sincronización del calendario de Airbnb, independientemente de tu nivel de acceso. Si tienes acceso de control al calendario externo, haz clic en “Configuración” en tu aplicación de calendario o haz clic derecho en tu calendario exportado y selecciona “Eliminar calendario”. Es crucial sincronizar calendarios para evitar problemas como reservas dobles y mantener un calendario centralizado con disponibilidad actualizada automáticamente.

Puedes deshacer la exportación del calendario con la ayuda del “Token de Reinicio” dentro del sistema iGMS. Después de haber copiado la URL de iCal y pegarla en el calendario externo, puedes cancelar esta acción reiniciando el token desde tu cuenta de iGMS. Esta opción es particularmente útil si, por ejemplo, necesitas eliminar el calendario de alquiler vacacional que estaba usando uno de tus limpiadores que ha renunciado.

¿Cómo se verá tu calendario de alquiler vacacional después de la exportación?

Cada propiedad tiene un enlace único con reservas y limpiezas que se exportan como calendarios separados. Por ejemplo, si estás exportando reservas a Google Calendar, puedes ver las reservas de una propiedad o todas las propiedades a la vez. Puedes exportar la siguiente información sobre reservas y limpiezas al calendario externo:

Es crucial mantener organizados los calendarios de los alojamientos para capturar más reservas y evitar conflictos como el overbooking.

Exportar reservas [B]:

1. Nombre y dirección de la propiedad (con la ubicación en Google Maps)
2. Fecha y hora del check-in y check-out
3. Nombre de la plataforma donde se hizo la reserva (por ejemplo, Airbnb)
4. Número de huéspedes

Exportar limpiezas [C]:

1. Nombre y ubicación del evento de limpieza
2. Fecha y rango de tiempo de la limpieza
3. Instrucciones habituales para las tareas de limpieza (tiempo promedio de limpieza, tipo y número de camas, notas adicionales)
4. Hora en la que la propiedad estará vacante y cuando será posible que comience la limpieza

¿Cuáles son los beneficios de la función de Exportación vía iCal?

• Datos procesados y consistentes. Sincroniza reservas de varios sitios web de alquiler vacacional como Airbnb, Booking.com, HomeAway, VRBO y velos en una sola interfaz, eliminando así el riesgo de reservas dobles. iGMS agrega todos los datos, realiza el procesamiento de datos y muestra la información lista para ver y estructurada. Además, puedes gestionar y actualizar las reservas en un calendario central vinculado a tu página web, lo cual permite un mayor control del negocio y ahorrar tiempo en modificaciones manuales.
• Controla tu negocio de alquiler vacacional desde cualquier lugar. Ten una visión completa de lo que está sucediendo con tu calendario de alquiler vacacional y controla tu negocio a través de cualquier calendario externo que sea conveniente para ti, tus miembros del equipo, limpiadores, subordinados o clientes, ya sea mediante un enlace de iCal o la URL del sitio web.
• Movilidad de datos. Cada calendario tiene su propia URL única que te permite dividir el trabajo entre los miembros del equipo y dejar que lo vean a través de cualquier aplicación que admita el formato iCal. Por ejemplo, un gerente de asentamientos utiliza el Calendario macOS e iOS en su escritorio y móvil. Maneja 10 reservas para tres propiedades y le da a un limpiador acceso a una de las propiedades con las tareas de limpieza. De esta manera, el limpiador puede verlo a través de Google Calendar. Es crucial sincronizar calendarios entre booking.com y airbnb para evitar problemas como las dobles reservas y maximizar la eficiencia.
• Acceso a reservas y limpiezas desde otras aplicaciones. Delega tareas y otorga acceso solo a la información necesaria y deja que el limpiador la gestione fácilmente. Por ejemplo, puedes darle el enlace al limpiador para que gestione su horario a través de una aplicación que le resulte conveniente. De esta manera, el limpiador tendrá acceso a toda la información necesaria sobre la tarea de limpieza, como el nombre y la ubicación de la propiedad, la fecha y hora de la limpieza, instrucciones y un enlace a los detalles de la tarea. La sincronización de calendarios en varios canales facilita la administración de las operaciones desde un único lugar mediante un gestor de canales.

Conclusión

Si buscas gestionar tu alquiler vacacional con mayor eficiencia, iGMS es la herramienta definitiva para ti. Nuestra plataforma avanzada automatiza la sincronización de calendarios entre Airbnb, Booking.com y otras plataformas, eliminando el riesgo de dobles reservas y errores humanos. Con iGMS, puedes unificar la gestión de todas tus propiedades en un solo lugar, lo que te permite ahorrar tiempo y reducir el estrés. Además, la función de mensajería automatizada garantiza una comunicación fluida con los huéspedes, brindándoles una experiencia impecable y mejorando tus reseñas. Simplifica tu gestión y maximiza tus ingresos con iGMS.