Late Check Out: Todo lo que debes saber

Si hay una regla que puede causar mucha molestia en los huéspedes es el Check Out. Y es que, seamos honestos, como viajeros, nadie quiere abandonar el hotel o alojamiento tan temprano.

Bajo dicho contexto y para hacer algo al respecto surgió la opción de hacer el check out más tarde. Si tú también buscas la manera de mejorar tu servicio y la estancia de tus huéspedes, o deseas atraer más clientes, esta es la guía sobre late check out que necesitabas.

¿Qué es el Late Check Out?

El late check out es un servicio o beneficio que permite a los huéspedes permanecer en la habitación y el alojamiento más allá del horario común de check out, el cual va de las 10:00 a.m. a 12:00 p.m dependiendo los hoteles o políticas del alojamiento.

Este beneficio puede extenderse por unas horas, dependiendo de la política del establecimiento y la disponibilidad. Además, si se trata de planes todo incluido o estadías de solo alojamiento.

¿Por qué se le conoce como late check out?

El término proviene del inglés y su uso es común a nivel global. “Late” significa tarde y “check out” se refiere al proceso de entregar las llaves de la habitación y salir del hotel. Su uso está pensado para estandarizar procesos y que sea fácil de reconocer.

Pero más allá de su origen, lo que representa este servicio es un valor agregado: No tener que salir corriendo con el equipaje en la mano, no tener que pasar horas en una cafetería esperando un vuelo o simplemente la oportunidad de disfrutar un poco de tu estadía.

¿Cuál es la función del Late Check Out?

Aunque pueda parecer un detalle logístico, el late check out cumple varias funciones clave para el equipo encargado de gestionar este tipo de establecimiento. Algunas de las principales son:

Mejora la experiencia del huésped

La última impresión también cuenta. Un late check out puede transformar un buen alojamiento en una experiencia memorable, especialmente para viajeros que tienen horarios de vuelo inconvenientes o largas esperas. Esto puede ayudar a obtener mejores reseñas y posicionarte sobre la competencia.

Aumenta el valor percibido

Un cliente no solo paga por el colchón o el baño. Paga por el control sobre su tiempo. Ofrecer la posibilidad de extender su estancia es un reflejo de flexibilidad, hospitalidad y enfoque en quitarle complicaciones a los huéspedes.

Puede ser una fuente adicional de ingresos

Al cobrarse como extra el check out, puede convertirse en una fuente de ingresos adicional muy rentable. No requiere más inversión que una buena gestión operativa y puede aumentar el ticket promedio sin incrementar la cantidad de noches reservadas.

Diferenciación frente a la competencia

En un mercado cada vez más competido, un late check out gratis, bajo ciertas condiciones, puede hacerte mucho más atractivo y llenarte de recomendaciones. Incluso, por ejemplo, este servicio puede hacer que un huésped repita su estadía contigo o vuelva a realizar el alquiler otra vez.

¿Hoteles o Airbnb? ¿Quién puede ofrecerlo?

Los hoteles suelen tener mayor infraestructura, personal y herramientas de gestión para manejar el late check out de forma más eficiente. La recepción puede verificar en segundos si una habitación estará libre y coordinar con el personal de limpieza rápidamente. Esto da una ventaja operativa.

En Airbnb la situación es distinta. Pues no siempre hay un equipo operativo disponible o personal de limpieza de guardia. Muchas veces la propiedad es gestionada por una sola persona o por un equipo pequeño. Esto puede afectar la posibilidad de ofrecer late check out o una entrada anticipada.

Aunque, si se realizan los ajustes correctos se puede ofrecer este beneficio sin andar a las prisas. Incluso algunos sistemas se pueden automatizar permitiendo a la propiedad ofrecer un early check in o check out largo. Esto podría cobrarse adicionalmente lo que puede hacer que el ticket promedio aumente y tengan una mayor comodidad al realizar el alquiler.

En el caso de Airbnb, una casa o propiedad turística, la información debe ser clara como las condiciones bajo las que se puede ofrecer. También se debe ser claro con las tarifas para evitar malos entendidos y una experiencia negativa.

¿Cobrar por el Late Check Out?

Una duda común es si cobrar o no el late check out o el early check in. La respuesta es que sí, y muchas veces es recomendable. Aunque no se trata de cobrar por cobrar.

El check out tarde se debe percibir como un valor agregado que responde a una necesidad real del huésped. No solo como una forma de cobrar más dinero, por ello es que la clave está en los detalles.

Modelos para cobrarlo inteligentemente

Una de las formas en la que cada vez más hoteles y alquileres de corta estancia cobran a personas que están de viaje y quieren salir más tarde es mediante modelos que promedian el tiempo extra y cobran según el mismo. A continuación, detallamos los principales.

• Tarifa por hora: Útil en propiedades donde el uso prolongado implica un costo como en las propiedades turísticas.
• Porcentaje del precio por noche: Una manera justa si la salida será varias horas después del mediodía es cobrar un porcentaje del costo de una noche.
• Gratis bajo ciertas condiciones: Por ejemplo, si el huésped deja una reseña positiva, si hizo una reserva directa, o si se queda más de cierto número de noches.
• Incluido como parte de una promoción limitada: Reserva esta semana y te damos late check out sin costo es un ejemplo de cómo usarlo como una promoción.

En todos los casos, la clave está en comunicarlo con anticipación en la información o detalles de la reserva. Al dejarlo registrado en los términos de la reserva se evitarán malos entendidos y una mala experiencia para los huéspedes.

Gestión del Late Check Out: Aquí está el secreto

Ofrecer la opción de salir más tarde depende más de la organización que de la intención. Incluso si tienes una propiedad pequeña, es posible mejorar la calidad de tu servicio con este beneficio si lo gestionas adecuadamente.

Para conseguirlo y permitir que tus huéspedes tengan un inicio de la reserva anticipado o salgan más tarde, toma en cuenta lo siguiente.

Consejo 1: Automatiza la solicitud del late check out

Utiliza mensajes automatizados en tu página web, utilizando un software o canal de reservas para preguntar, 24 horas antes de la salida, si desean late check out. Esto te da tiempo para validar la disponibilidad y planificar la limpieza.

También puedes usarlo para promocionar la salida tardía por un costo extra, por ejemplo, al realizar la reserva.

Consejo 2: Ten reglas claras con tu personal

Si el personal de limpieza llega y aún hay huéspedes en la propiedad, puede generar fricciones. Por ello es que se recomienda crear protocolos. Por ejemplo, define un margen de tolerancia y comunica los horarios de check out reales al equipo.

Esto también lo puedes solucionar con un software de gestión de alquileres vacacionales, ya que al finalizar el check out se crea en automático la tarea de limpieza y se actualizan los horarios en tiempo real, recibiendo tu equipo de limpieza actualizaciones en su celular.

Consejo 3: Usa etiquetas internas en tu calendario

En softwares como Google Calendar o iGMS puedes usar colores o etiquetas para marcar cuándo hay salidas con late check out. Así visualizas fácilmente las habitaciones que requerirán limpieza más tarde.

Recuerda que para que funcione, la coordinación es crucial. Si tu equipo no tiene claridad sobre quienes saldrán más tarde de su habitación podrías provocar confusiones e incluso, ocupación doble.

Late Check Out como estrategia de captación de reserva

Más allá del confort, el late check out puede convertirse en un gancho comercial. Puede ayudarte a incrementar el ticket promedio de tu cliente o el número de reservas. Para ello, es importante saber cómo utilizarlo.

Aquí te contamos algunas de las formas en las que puedes usar el check out tardío como una estrategia de marketing.

Manera 1: Diferenciador en plataformas de reserva

En Airbnb o Booking, una propiedad que ofrece late check out, aunque sea bajo petición, puede ser más atractiva que otras con políticas rígidas. Destácalo en el título o en los primeros párrafos de tu anuncio y en las recomendaciones.

Incluso puedes apostar por promocionar tu alojamiento para que así tengas doble impulso. Por un lado, el gancho de salir tarde y por el otro, el mayor alcance que da una plataforma de reservas a los alojamientos promocionados.

Manera 2: Herramienta de fidelización

Puedes ofrecer late check out gratuito solo a quienes reservan directamente desde tu página web. Esto te ayuda a evitar comisiones de terceros y fortalecer tu canal directo. Además de que ayuda a la retención de clientes.

Otro truco que puedes usar es ofrecer el salir tarde a quienes ya han estado más de cierto número de noches en tu propiedad. De esta forma podrás fidelizar a tus clientes frecuentes, así, cada que vengan a la ciudad, te visitarán.

Manera 3: Oportunidad para paquetes personalizados

Imagina esto: "Escapada romántica con desayuno incluido + late check out + entrada anticipada". Este pequeño extra puede transformar una reserva común en una experiencia con mayor valor percibido. Además de que puede servir para que se decidan por tu propiedad.

Este servicio no tiene que ser gratis. Puedes cobrar un costo adicional u ofrecerlo como un suplemento. Así, los huéspedes decidirán si lo quieren o no, dándoles la opción de crear su propio paquete de estadía.

Manera 4: En temporada alta

Cuando todo está reservado, en temporada alta, el check in anticipado o el salir más tarde del hotel puede ser una buena forma de competir con los grandes hoteles. Si bien sacrificarás el dinamismo de vaciar y llenar habitaciones rápidamente, podrías mejorar tu ocupación.

Por ejemplo, si ningún alojamiento de la ciudad ofrece el early check in o salir tarde, tu hotel podría ofrecerlo y así captar a un mayor número de reservas con este diferenciador. Así mejorarás la entrada en caso de tener bajas ventas.

Manera 5: Para quienes tienen vuelos largos

Por último, puedes usar este servicio como una forma de reducir el estrés de aquellos viajeros que tienen un horario poco favorable. ¿Cómo? Ofreciendo más tiempo la habitación si te muestran su pase de abordar.

Así, podrás ver aquellos que tienen conexiones largas o vuelos nocturnos y darles este beneficio por un suplemento o de forma gratuita.

Factores de los que depende el Late Check Out

Para decidir si puedes o no ofrecer late check out en una fecha específica es importante tomar diferentes factores. Algunos de los más importantes son:

1. Disponibilidad de la propiedad después de la salida.
2. Tiempo de limpieza necesario según la duración o el estado de la estancia.
3. Frecuencia de reservas.
4. Temporada alta o baja.
5. Disponibilidad del personal de apoyo.
6. Tamaño del alojamiento: Hoteles, propiedades, casas.
7. Normas del edificio o comunidad vecinal.
8. Tipo de cliente: Negocios, turismo, placer, etc.
9. Duración del viaje del huésped.
10. Costo adicional operativo.

Todo esto debe quedar bien asentado en las políticas del alojamiento. Así habrá mucha más claridad sobre cuándo sí y cuándo no ofrecer este horario extendido. Además, debes hacerlo claro para que la comunidad sepa, a través de los distintos canales, cuando ofrecer el check out más tarde.

¿Cómo decidir si ofrecer o no late check out?

La decisión debe ser estratégica y operativa basada en tu actividad histórica para que valga la pena ofrecer una estadía extendida. En general, podríamos considerarlo de la siguiente forma:

Cuando sí ofrecerlo

Te recomendamos ofrecer la opción de alargar la estancia cuando quieres fidelizar tus clientes, aumentar tu número de reservas o ticket promedio. Esto, siempre y cuando, tu estructura operativa pueda gestionar las reservas y acelerar procesos como la limpieza.

Cuando no ofrecerlo

Si tu operación es ajustada y sin flexibilidad, no lo ofrezcas. Un mal late check out genera más problemas que beneficios. Además, no te recomendamos ofrecerlo cuando la demanda sea tan alta que requieras de tener las habitaciones disponibles casi de inmediato.

Mejora la gestión de tu late check out con IGMS

Si quieres ofrecer la posibilidad de salir más tarde a tus huéspedes, la gestión es clave. Con iGMS te ayudamos a lograrlo a través de una herramienta que cambiará la manera en que administras tus reservas.

Descubre cómo iGMS hará que tener early check in o late check out sea un diferenciador en el mercado y no un dolor de cabeza.