Registro de Huéspedes: Todo lo que Debes Saber

El registro de huéspedes es una práctica tan antigua como la hospitalidad misma. Desde pequeños hostales hasta hoteles de lujo, todos los alojamientos necesitan saber quiénes se hospedan en sus instalaciones. El objeto de la normativa vigente es regular la obligación de registro para quienes ejercen actividades de hospedaje.

Llevar un adecuado registro de huéspedes hoy en día es prácticamente obligatorio. Tanto las personas físicas como las jurídicas que ejercen actividades de hospedaje están sujetas a esta obligación. Por ello, aquí profundizaremos sobre qué es el registro de huéspedes.

¿Qué es el registro de huéspedes?

El registro de huéspedes es una actividad fundamental para los alojamientos, ya que consiste en recopilar los datos de las personas que se alojan en su hotel, hostal, propiedad de alquiler, etc. Esta actividad puede realizarse de manera manual, a través de libros o formularios impresos, o de forma digital mediante una tablet, PC, etc.

El objetivo principal es documentar la identidad y la estadía de los visitantes por motivos de seguridad, control administrativo, fiscales y legales. Es esencial verificar y asegurar la precisión de cada dato recopilado durante el proceso de registro, ya que en muchos países, este registro debe compartirse con las autoridades, ya sea de manera periódica o en tiempo real.

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¿Para qué sirve el registro de huéspedes?

El registro de huéspedes no es un simple trámite administrativo, sino que constituye una obligación legal en la mayoría de los países, lo que facilita la verificación de los datos proporcionados y garantiza la exactitud y responsabilidad del anfitrión en la gestión de la información para:

Uso 1: Prevención de delitos

Una de las razones más importantes para llevar un registro de huéspedes es la seguridad. En muchos países, las autoridades requieren esta información para prevenir delitos, identificar personas o detectar movimientos sospechosos. Esto lo vemos, por ejemplo, con el registro huéspedes guardia civil de España.

Uso 2: Normativa

Muchos países exigen por ley que los establecimientos de hospedaje registren a sus huéspedes. Esto forma parte de un marco regulatorio, como el Real Decreto 933/2021 (RD), que permite a las autoridades tener control sobre quién entra y sale del país o de una ciudad. También se puede considerar como un requisito para operar un alojamiento.

Uso 3: Administración

Hablando sobre administración, el registro huéspedes ayuda a gestionar la estancia de los usuarios con mayor eficiencia. Así puedes conocer sus preferencias, fechas de llegada y salida, peticiones especiales, etc. Lo que ayuda a llevar un control de ocupación. Además, sirve para emitir facturas y gestionar correctamente los pagos y la contabilidad.

¿Qué datos se recopilan con el registro de huéspedes?

Los datos del registro de huéspedes pueden variar dependiendo del país o ciudad en la que se ubique el alojamiento. La documentación recopilada es fundamental para cumplir con la normativa vigente, ya que garantiza la correcta gestión y registro de los datos de los viajeros. Aunque casi todas las plataformas se centran en el registro de documento e información como la siguiente:

• Nombre completo de los viajeros
• Número de documento de identidad (DNI, pasaporte, etc.)
• Nacionalidad
• Fecha de nacimiento
• Fecha de check in y salida
• Fecha en la que se hizo la reserva
• Si los viajeros traen vehículos
• Firma del viajero
• Dirección de contacto
• Motivo de viaje
• Datos fiscales según sean personas físicas o jurídicas

En muchos lugares, esta información debe conservarse durante cierto periodo de tiempo, más allá del momento del check in, para estar disponible en caso de que las autoridades lo necesiten.

¿Cómo se realiza el registro de huéspedes?

El registro de huéspedes puede hacerse de varias formas. Las principales son manualmente y en plataformas digitales, siendo posible la integración de estos sistemas de gestión con plataformas de registro para optimizar el proceso.

En el caso de las plataformas digitales, permiten la comunicación automática de los datos de los huéspedes con las autoridades, asegurando el cumplimiento de las normativas y facilitando la documentación requerida.

Manual (libros)

En alojamientos pequeños como posadas u hoteles de paso, el método tradicional aún se usa. Aquí se anota a mano los datos del huésped en un libro de registro. Aunque es simple, tiene desventajas como la falta de integración con tecnologías, mayor riesgo de errores y la necesidad de almacenamiento físico de los papeles. Además, de que el libro puede estropearse.

En plataformas online

La digitalización ha transformado el registro de huéspedes. Hoy en día, muchos negocios utilizan un software o plataformas digitales para hacer el registro en línea. Para acceder a estas plataformas, el usuario debe gestionar su contraseña, ya que es necesaria para iniciar sesión y mantener la seguridad de la cuenta. Estas herramientas permiten capturar datos de forma automática, escanear documentos, emitir notificaciones de entrada, envío de correo electrónico y envío de la información directamente al ministerio del interior mediante comunicaciones automáticas con las autoridades.

Incluso, algunas plataformas ofrecen funciones adicionales como la validación del documento, firma digital, certificado de seguridad, almacenamiento en la nube y análisis estadístico de cada reserva. O pueden ofrecer una aplicación móvil para gestionar las actividades de hospedaje.

¿Es obligatorio el registro de huéspedes en el mundo?

Sí, en la mayoría de los países el registro de huéspedes es obligatorio y esta obligación se extiende a todo el territorio nacional, salvo excepciones específicas según la normativa local. Aunque claro, los datos recopilados varían dependiendo del ministerio del interior local.

Europa

En casi toda Europa, el registro es obligatorio. Por ejemplo, en España los datos deben enviarse a las fuerzas de seguridad, lo que se le conoce como registro huéspedes según el Real Decreto 933/2021 que ya tiene rato en vigor. Cabe destacar que en el País Vasco, al igual que en otras regiones con sistemas propios, se utiliza la plataforma de la Ertzaintza para el registro de huéspedes en lugar de la plataforma centralizada. Mientras que en Francia, los hoteles deben registrar y conservar los datos por seis meses.

Asia

En Asia también hay normativas estrictas pues en Japón se exige el registro de pasaporte para extranjeros y el conservar estos partes de entrada durante seis meses en una plataforma online. En China, el registro debe hacerse en una aplicación estatal y cada huésped debe presentar su identificación oficial al hacer check in.

Latinoamérica

En América Latina, el registro varía pues en México, por ejemplo, es obligatorio, especialmente para extranjeros. Por otro lado, Argentina y Colombia, también obliga a mantener un registro de huéspedes, aunque el nivel de digitalización aún es bajo.

Estados Unidos

En los Estados Unidos el registro no está regulado de forma federal, pero muchos estados y ciudades lo exigen. La información se solicita para fines fiscales, de seguridad y control migratorio. Los establecimientos deben poder identificar a sus huéspedes ante la ley.

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¿Qué es el registro de huéspedes de la Guardia Civil?

En España, el registro documental e información tiene un vínculo con la Guardia Civil. Según la normativa, todos los alojamientos turísticos deben realizar el envío de los datos de sus huéspedes a las autoridades de seguridad, incluyendo la Policía Nacional o cuerpos autonómicos. Todo bajo la jurisdicción del Real Decreto 933/2021.

Anteriormente, este proceso se gestionaba a través del sistema de hospederías, pero actualmente la plataforma SES.Hospedajes ha reemplazado a las hospederías como método oficial para el registro de huéspedes y la comunicación de datos a las autoridades.

Este trámite se realiza a través de la plataforma SES.Hospedajes, un sistema que permite enviar los partes de entrada de la reserva de manera electrónica. La información debe enviarse en un plazo máximo de 24 horas tras la llegada del huésped.

¿Cómo realizar el registro de huéspedes ?: Paso a paso

Para realizar el registro de huéspedes ante la guardia española se deben seguir estos pasos:

Paso 1: Debes dar de alta tu establecimiento turístico ante el Ministerio del Interior como prestador de servicios de hospedaje.

Paso 2: Una vez aceptada la solicitud, la persona responsable del establecimiento recibirá las credenciales de acceso al sistema SES Hospedajes: https://ses.hospedajes.minint.es

Paso 3: Al momento del check in, solicita al huésped su identificación oficial y captura los datos requeridos en el formulario como:

• Nombre completo del huésped
• Tipo y número de documento de identidad
• Nacionalidad y fecha de nacimiento
• Fechas de entrada y salida
• Número de personas alojadas
• Medio de pago
• Firma digital o equivalente
• Teléfono y dirección del huésped

Paso 4: Accede al portal SES, e ingresa los datos en el formulario correspondiente para dar aviso del check in del huésped.

Paso 5: Aunque el envío es digital, es obligatorio conservar el parte firmado por el huésped (en papel o en formato digital) durante un periodo al menos de tres años según las obligaciones de registro documental español.

¿Qué pasa si no realizo el registro?

No realizar el registro de huéspedes ante la guarda civil puede traer consecuencias. El incumplimiento de esta obligación puede dar lugar a procedimientos sancionadores por parte de las autoridades. Las sanciones pueden ir desde las multas económicas de 100 a 600 € por errores o retrasos en su cumplimiento, hasta 30,000 € por falta total de registros o comunicación o la clausura del establecimiento y pérdida del licencias turísticas según las sanciones en vigor.

Esto, puede variar directamente dependiendo de la gravedad y la reincidencia de la falta. Además, en caso de incidentes o investigaciones, no contar con los datos de los huéspedes puede poner en riesgo la integridad del negocio como lo indica el Real Decreto 933/2021.

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Razones para implementar el registro de huéspedes

Más allá de la ley, implementar un registro aporta muchos beneficios en la gestión de la reserva. Para facilitar el cumplimiento de la normativa de registro de huéspedes, te recomendamos consultar una guía actualizada que te oriente en el proceso. Aquí te presentamos algunas razones que te convencerán de realizar el registro huéspedes:

Mejora la seguridad de tu alojamiento

Contar con información actualizada de los huéspedes permite actuar con mayor rapidez en caso de emergencias, robos, personas desaparecidas o cualquier otro delito. También te ayudará a colaborar con las autoridades en caso de alguna investigación.

Cumples con la ley y evitas sanciones

Llevar el registro del check in conforme a la normativa de tu país o ciudad te protege de multas, inspecciones y sanciones que pueden poner en peligro tu operación. Solo recuerda que no realizar el registro huéspedes guardia civil en España puede llevarte a multas de 30,000 euros o la clausura de tu alojamiento.

Un negocio más eficiente y profesional

Tener un sistema de registro mejorará la administración de tu alojamiento. Así podrás conocer mejor a tus clientes y adaptar tus servicios a las demandas del mercado. También te ayudará a proyectar una imagen más profesional.

Opciones para todos los alojamientos

Otra razón por la que se debe implementar el registro de huéspedes está en que, hoy en día, es mucho más accesible que en otros años. Desde lo económico que es un libro hasta la gran cantidad de softwares disponibles, actualmente hay muchas maneras de realizarlo.

Datos muy valiosos

Si optas por usar un software, debes saber muchas de estas plataformas pueden recopilar data y generar reportes muy valiosos. Aquí podrás encontrar datos, información, estadísticas y tendencias muy útiles sobre tus huéspedes, sus hábitos y la ocupación de tu alojamiento.

Toma de decisiones

De la mano del punto anterior, los reportes de las plataformas de registro de huéspedes pueden ser gran utilidad para la toma de decisiones. A partir de los datos recopilados, podrás establecer mejores estrategias, por ejemplo, de tarifas para garantizar una mayor ocupación de tu alojamiento.

Una mejor gestión de tarifas

Imagina que con los reportes de tu registro de huéspedes notas que, tienes más check in en los meses de verano y una más baja en invierno. Con ello, podrás decidir cuándo reducir la tarifa, aumentarla o incluso, usar promociones más agresivas para aumentar el número de reservas.

Transformación: Del registro manual al registro digital

De acuerdo con nuestra experiencia, la mejor forma de llevar un registro huéspedes es mediante un software o una plataforma digital, por ejemplo, basada en internet.

Y es que este tipo de herramientas permiten una eficiencia aún mayor para el registro de tus huéspedes. Además, de que simplifica el proceso para los empleados al darles una mayor flexibilidad y una gama de herramientas más amplia.

Además, la implementación de este tipo de herramientas puede ser muy simple. Por ejemplo, un alojamiento puede comprar tablets e instalar la aplicación o abrirlo desde el navegador. Así, podrá destinar una tableta a los empleados para que varias personas pueden realizar varios registros al mismo tiempo.

De igual forma, al ser digitales, el acceso es mucho más sencillo pues esto, incluso se puede hacer a la distancia. Y que decir del almacenamiento, pues al ser en la nube o en una memoria, ya no se tiene que sufrir por la falta de anaqueles para los libros de registro.

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Meta título: Registro de huéspedes: Todo lo que debes saber

Meta descripción: ¿Sabes qué es el registro de huéspedes? ¿Sabías que es obligatorio? Aquí te contamos todo sobre este proceso tan importante.