Cancelaciones Booking: Optimización de políticas de cancelación y pagos adelantados

Estas políticas no solo brindan seguridad y claridad a los huéspedes, sino que también aseguran ingresos estables para los establecimientos. Afortunadamente, configurar estas condiciones es ahora más simple que nunca, gracias a las herramientas disponibles en la plataforma de Booking.com.

Hay algunas situaciones inevitables que debes gestionar como propietario:

• Cuando el cliente no se presenta, puedes marcar la reserva como "no presentado" a través de la Extranet o la app Pulse.
• Si te encuentras con una reserva hecha con una tarjeta de crédito no válida.
• Si no has recibido el depósito o pago por adelantado necesario.
• En caso de enfrentarte a una situación de overbooking.

A continuación te explicamos las condiciones disponibles en esta plataforma de alquileres vacacionales para evitar problemas futuros.

Condiciones de cancelación

Las condiciones de cancelación son cruciales para establecer expectativas claras. Los establecimientos pueden ofrecer períodos de cancelación gratuita, generalmente hasta uno o dos días antes del check-in, o pueden optar por condiciones no reembolsables. Estas últimas implican que el cliente no recibirá un reembolso en caso de cancelación.

Condiciones de depósito y pagos adelantados

Además de las condiciones de cancelación, es posible establecer políticas de depósito y pagos adelantados. Estas incluyen:

Depósitos: Los clientes pagan una cantidad por adelantado, que se devuelve si cancelan dentro del período de cancelación gratuita, pero se retiene si la cancelación se realiza más tarde.

Pagos adelantados: Durante la reserva, los clientes pagan una parte del costo total, generalmente la primera noche. Esto es común en reservas no reembolsables o parcialmente reembolsables.

Preautorizaciones: Se retiene un monto en la tarjeta del cliente como garantía, que se puede cobrar posteriormente.

Ventajas de establecer estas condiciones

Estas políticas ofrecen numerosos beneficios tanto para los clientes como para los establecimientos:

Ingresos garantizados: Protegen los ingresos del establecimiento en caso de cancelación.

Reducción de cancelaciones: Las políticas claras reducen la probabilidad de cancelaciones inesperadas.

Gestión de expectativas: Ayudan a gestionar las expectativas de los clientes, evitando sorpresas desagradables.

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Herramientas para la gestión eficiente

Booking.com ofrece herramientas para simplificar la gestión de políticas de cancelación y pagos adelantados:

1. Excepciones en los cargos de cancelación: Esta herramienta permite aceptar solicitudes de cancelación gratuita dentro de un período determinado, evitando así cargos adicionales.
2. Gestión de comisiones: Se cobran comisiones por estancias confirmadas, pero existen excepciones en ciertas situaciones, como cuando se eliminan los cargos de cancelación.

Cómo configurar y gestionar condiciones

Configurar y gestionar estas condiciones es sencillo a través de la plataforma de Booking.com.

Se pueden establecer condiciones personalizadas que se apliquen a diferentes tipos de habitaciones. Una vez establecidas las condiciones, se vinculan a los planes de tarifas correspondientes para que los clientes puedan verlas durante el proceso de reserva. Se puede gestionar las cancelaciones a través de la Extranet o la aplicación Pulse, lo que permite evitar el pago de comisiones por reservas canceladas.

Para consultar tus condiciones en la Extranet o Pulse, sigue los siguientes pasos

1. Accede a la sección de "Establecimiento" y elige "Condiciones".
2. Dentro de "Condiciones de cancelación", tienes la opción de seleccionar entre condiciones totalmente flexibles o personalizadas, o aplicar diferentes términos a diferentes tipos de habitaciones.
3. Con las condiciones totalmente flexibles, tus huéspedes solo abonarán el costo de su estancia y podrán cancelar de forma gratuita dentro del período que definas antes del check-in.
4. Mediante las condiciones personalizadas, puedes determinar cuánto tiempo antes del check-in se permite la cancelación sin cargo y establecer las tarifas por cancelación posterior. También puedes solicitar un pago anticipado antes del check-in y especificar cómo y cuándo deseas recibirlo. Asimismo, tienes la capacidad de aplicar condiciones específicas a distintas categorías de habitaciones.
5. Al establecer preferencias de preautorización, puedes informar a tus clientes si se realizará una preautorización en su tarjeta, indicando cuándo y por qué monto. Esta opción también puede aplicarse a condiciones específicas.
6. Con la opción de depósito, proteges tus ingresos en caso de cancelación. Si el cliente finalmente se aloja, puedes optar por reembolsar el depósito o descontarlo del precio total de la reserva. Los depósitos generalmente se abonan mediante transferencia bancaria, siendo una opción útil si no es posible realizar cargos en tarjetas de crédito.

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Cómo funciona la herramienta de excepciones en los cargos de cancelación

La herramienta de excepciones en los cargos de cancelación permite a los huéspedes solicitar la cancelación sin cargos incluso en reservas no reembolsables. Según investigaciones de Booking.com, las cancelaciones accidentales son más probables dentro de las primeras 24 horas, representando el 25% de todas las solicitudes de cancelación durante este período.

Tienes la opción de aceptar estas solicitudes manualmente o automatizar el proceso utilizando esta herramienta. Si se activa, los huéspedes pueden cancelar de forma gratuita dentro de un plazo establecido, como las 24 horas posteriores a la reserva. Esto se reflejará instantáneamente en tu calendario de disponibilidad, liberando las habitaciones canceladas.

Si no se configura esta herramienta o si el huésped solicita la cancelación después del período establecido, el equipo de soporte de Booking.com te contactará para confirmar si deseas eliminar el cargo por cancelación.

No cobrar cargos de cancelación puede mejorar la satisfacción del cliente y fomentar futuras reservas. Sin embargo, la decisión de utilizar esta herramienta siempre queda a tu discreción.

Para utilizarla, simplemente accede a la Extranet, ve a la sección de "Establecimiento" y selecciona "Condiciones". Luego, en "Condiciones de cancelación y de pago por adelantado", marca la opción de "Puede el cliente cancelar gratis en algún momento", especifica las condiciones deseadas y guarda los cambios.

Para cancelar una reserva por parte del anfitrión

Para cancelar la reserva a través de la Extranet o utilizando la app Pulse, sigue estos pasos:

Inicia sesión en la Extranet.

Accede a la sección de Reservas.

Selecciona la reserva de tu anuncio que deseas cancelar.

Haz clic en "Solicitud de cancelación de reserva".

Elige un motivo para la cancelación y haz clic en "Enviar".

Una vez enviada la solicitud, la persona recibirá un correo electrónico para confirmar la cancelación. La reserva permanecerá activa hasta que se acepte la solicitud, momento en el cual ambos recibirán un correo electrónico confirmando la cancelación.

Si prefieres, también puedes sugerirle a la persona cambiar las fechas de la estancia en lugar de cancelarla. Para obtener más detalles sobre cómo realizar cambios en una reserva, puedes consultar nuestro artículo correspondiente.

En caso de no poder cancelarla ya sea porque se ha cobrado el pago o ya ha comenzado la reserva, siempre puedes contactar al equipo de Booking.com a los teléfonos:

• En México +52 55 6599 8100 o al +52 55 2282 1777
• Internacional 888 850 3958

En resumen

Establecer y gestionar adecuadamente políticas de cancelación, depósito y pago por adelantado es fundamental para una operación exitosa en la hostelería. Booking.com ofrece herramientas y recursos que hacen que este proceso sea más fácil y eficiente, garantizando una experiencia positiva tanto para los clientes como para los alojamientos.

Agregar un software de alquiler vacacional como iGMS te ayudará a gestionar mejor las reservas y mantenerte al tanto de todo lo que pasa en tus diferentes plataformas de alquileres vacacionales además de Booking.com. Ayudándote con la sincronización del calendario para evitar reservas dobles, y con una serie de tareas rutinarias, como:

• Utilizar plantillas automatizadas y mensajes activados para mejorar las comunicaciones con los huéspedes.
• Utilizar el inbox unificado para organizar tus mensajes en un solo lugar y asegurar respuestas rápidas.
• Recibir pagos y crear facturas conectando tu cuenta de Stripe a iGMS.

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