Registro de viajeros: Cómo funciona y cómo configurar el auto check-in

Ofrecer la opción de auto check-in a tus huéspedes es una excelente manera de mejorar su experiencia. De hecho, esta opción ha ganado popularidad en los últimos años. No es sorprendente, ya que un proceso automatizado y fluido de check-in te ahorra tiempo y garantiza una experiencia sin problemas para tus huéspedes desde el principio. ¡Además, te evita tener que esperar afuera de tu propiedad de alquiler a que lleguen tus huéspedes!

Cada vez más anfitriones adoptan este enfoque no solo por conveniencia, sino también por necesidad. En 2020, la pandemia global de COVID-19 cambió la forma en que los anfitriones operan. Ahora, ofrecer check-ins automatizados se ha vuelto crucial para eliminar el contacto entre anfitrión y huésped. Los servicios de automatización son excelentes soluciones ahorradores de tiempo para los anfitriones.

Descubre cómo configurar un proceso de auto check-in en Airbnb para tu alquiler a corto plazo y cómo hacerlo fluido tanto para ti como para tus huéspedes.

¿Qué es la opción de auto check-in de Airbnb?

En resumen, el auto check-in de Airbnb es una solución conveniente que permite a los huéspedes acceder a tu propiedad mediante una caja de seguridad para llaves, una cerradura inteligente o un teclado. Tus huéspedes solo necesitarán un código y podrán entrar por sí mismos a tu propiedad de alquiler a corto plazo. Esto elimina la necesidad de que estés presente en persona.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de auto check-in de Airbnb?

Los arreglos de check-in independientes son muy populares entre los huéspedes. No solo ahorra tiempo tanto para ti como para tus huéspedes, sino que también permite un proceso de check-in en Airbnb mucho más fluido.

Beneficios de los sistemas de auto check-in para los anfitriones

• Más fácil de gestionar que el check-in dirigido por el anfitrión
• Reduce la carga de trabajo
• Permite gestionar múltiples propiedades simultáneamente
• Mejora las reseñas positivas
• Permite la gestión remota de la propiedad

Beneficios de los sistemas de auto check-in para los huéspedes

• Más conveniente y fácil que el check-in dirigido por el anfitrión
• Puede eliminar por completo el contacto entre el anfitrión y el huésped
• No requiere que los huéspedes lleven llaves de casa para obtener acceso repetido a la propiedad durante su estadía
• No es necesario un horario designado para el check-in
• Alteraciones sin estrés en el horario de llegada
• Mejora la experiencia del huésped

¿Cuáles son las ideas más populares de auto check-in para alquileres vacacionales?

El primer paso para configurar el proceso de auto check-in es instalar una caja de seguridad para llaves o una cerradura inteligente en la puerta o la pared. También puedes optar por servicios de intercambio de llaves que garanticen al cliente un proceso sin estrés para la entrega de llaves.

Echemos un vistazo más de cerca a estas opciones populares para que puedas elegir la más adecuada para tu propiedad de Airbnb.

1. Caja de seguridad para llaves de Airbnb

Una caja de seguridad para llaves es un tipo de caja de seguridad, un dispositivo de almacenamiento pequeño diseñado para guardar las llaves de tu propiedad de alquiler de manera segura. Es muy resistente y los huéspedes solo necesitarán un código para abrirla. Existen varios sistemas de cajas de seguridad con diferentes diseños de cerraduras. Estos incluyen cajas de seguridad con botones, cajas de seguridad con dial, cajas de seguridad con rueda y cajas de seguridad electrónicas o inteligentes.

Si estás interesado en una caja de seguridad de gama alta, puedes echar un vistazo a la Igloohome Smart Keybox 3. Sin embargo, si buscas algo más económico, puedes probar la Master Lock 5424D Portable Lock Box o la Kingsley Guard-a-Key Black Realtor’s Lockbox.

2. Cerraduras inteligentes de Airbnb

Una cerradura inteligente utiliza un código de seguridad que puedes generar, activar y eliminar de forma remota mediante un dispositivo inteligente (normalmente, un teléfono inteligente). Con este código de cerradura inteligente, el huésped podrá acceder a tu propiedad. Algunas de las mejores cerraduras inteligentes para revisar incluyen la August Smart Lock Pro y la Yale Assure Lock SL.

Una cerradura inteligente es una de las cerraduras de puerta más convenientes y seguras. Las cerraduras inteligentes se gestionan mediante tu teléfono inteligente, y puedes cambiar fácilmente un código de cerradura de forma remota después de que cada huésped se haya retirado para garantizar total privacidad para tus próximos huéspedes. Para la mayoría de los anfitriones, una cerradura inteligente representa la forma más fácil de gestionar el acceso a su alquiler, incluso si administran la propiedad de forma remota.

Los anfitriones pueden generar nuevos códigos de acceso utilizando las mejores cerraduras inteligentes para permitir el acceso de huéspedes de Airbnb. Asegúrate de incluir instrucciones sobre qué hacer cuando tus huéspedes se retiren en tu manual de la casa.

3. Servicios de intercambio de llaves

Otra forma de automatizar tu proceso de auto check-in es utilizar servicios de intercambio de llaves como KeyNest o Keycafe. Los anfitriones de Airbnb también pueden hacer un seguimiento de la recogida y el uso de las llaves en tiempo real. Ambas empresas tienen cientos de ubicaciones en América del Norte donde los anfitriones pueden dejar las llaves para que los huéspedes las recojan en un momento conveniente. Para los anfitriones europeos de Airbnb, KeyNest tiene miles de casilleros 24/7, normalmente cada pocas cuadras en la mayoría de los mercados urbanos.

Otro servicio de intercambio de llaves que los anfitriones pueden probar es EveryDoor. EveryDoor proporciona un servicio de auto check-in sin llaves que puedes programar y controlar de forma remota. Un huésped podrá acceder a tu propiedad ya sea haciendo una llamada telefónica o introduciendo un código PIN único. De esta manera, podrán ingresar a tu propiedad donde se encuentran las llaves para que las usen como de costumbre a partir de ese momento. Asegúrate de explicar detalladamente qué necesitan hacer tus huéspedes cuando se retiren en tu manual de la casa.

 

¿Cómo comunicar tus instrucciones de auto check-in a tus huéspedes de Airbnb?

Agregar instrucciones de auto check-in a tu anuncio de Airbnb

Tus huéspedes deben estar preparados para tu proceso de auto check-in antes de llegar. Lo bueno es que Airbnb te permite activar una opción de auto check-in para tu anuncio. Si tienes esta opción activada, tus huéspedes recibirán un mensaje automatizado con la información de check-in tres días antes de su llegada. Para agregar el auto check-in a tu anuncio, todo lo que tienes que hacer es completar estos sencillos pasos:

1. Ve a Tus anuncios en el sitio web de Airbnb.com y selecciona tu anuncio.
2. Haz clic en Editar, que está al lado de Recursos para huéspedes.
3. Haz clic en Agregar auto check-in, que está debajo de Direcciones.
4. Elige la forma en que los huéspedes podrán acceder a tu anuncio.
5. Sigue las instrucciones para agregar las indicaciones.

Creando un mensaje de Airbnb con instrucciones detalladas de check-in

Es una buena idea enviar a tus huéspedes un mensaje personalizado con tus instrucciones de check-in. Este mensaje es útil, ya que puede ser una oportunidad para hacer un contacto breve y mostrarles a los huéspedes que estás listo para su llegada.

Este tipo de mensaje también es una excelente manera de animar a los huéspedes a informarte sobre posibles problemas al comienzo de su estadía. Esto te brinda la oportunidad de abordar cualquier problema del que puedas no estar al tanto o atender solicitudes especiales para aumentar las posibilidades de recibir una reseña de cinco estrellas. Asegúrate de incluir la siguiente información en un mensaje separado del registro de viajeros con las instrucciones de auto check-in:

1. La dirección de tu propiedad.
2. Una foto de cómo se ve tu propiedad desde el frente y una foto de tu entrada.
3. Si vas a colocar una llave física en una caja de seguridad, las instrucciones sobre dónde pueden encontrar los huéspedes la caja de seguridad y el código para abrirla.
4. Códigos de acceso para abrir puertas (y puertas si es necesario).

Configuración de una plantilla automatizada de mensaje de auto check-in

Para evitar comunicar las mismas instrucciones una y otra vez, crea una plantilla de mensaje. Puedes enviarla a cada huésped que reserve contigo, junto con una copia de tus reglas de la casa.

Aquí tienes un ejemplo rápido:

Hola [nombre del huésped],

¡Estoy emocionado por tu estadía con nosotros en [nombre de la propiedad] mañana y confío en que tú también lo estés! Recuerda que el check-in es a las [hora de check-in]. La propiedad estará lista en cualquier momento a partir de entonces. Aquí tienes toda la información que necesitarás para el check-in:

Nombre de la propiedad: [nombre de la propiedad]

Dirección: [dirección completa de la propiedad]

Código de la caja de seguridad: [código de la caja de seguridad]

Puedes encontrar la caja de seguridad en [ubicación] cerca de [x]. Simplemente ingresa el código y la tapa se abrirá para que puedas recoger las llaves de la casa.

Contraseña de Wi-Fi: [contraseña de Wi-Fi]

Por favor, lee mis reglas de la casa, si aún no lo has hecho. Si tienes preguntas sobre tu reserva, puedes consultar mi libro de bienvenida. Contiene todo lo que necesitas saber sobre tu próxima estadía, así como recomendaciones de los mejores lugares para visitar y cosas para hacer.

Después de que desempaques y te acomodes, avísanos a través de la aplicación de Airbnb si podemos hacer algo para que tu estadía sea más placentera. Estamos a un mensaje de distancia.

¡Gracias!

[Tu nombre]

Para automatizar por completo tu proceso de auto check-in, elige un software con funcionalidad de mensajería automatizada como iGMS. Con iGMS, podrás enviar mensajes en momentos y fechas preestablecidos para mantener informados a tus clientes y huéspedes en cada etapa de su reserva.

Cerradura inteligente de Airbnb vs. Caja de seguridad vs. Servicios de intercambio de llaves

Sea cual sea la opción que decidas seguir, es extremadamente importante recordar que debes cambiar los códigos entre estancias. No solo mejorará tu seguridad, sino que muy probablemente será un requisito de tu proveedor de seguros.

Cajas de seguridad

Las cajas de seguridad son muy duraderas y fáciles de usar. Aunque son duraderas, podría ser que los huéspedes dañen accidentalmente la caja de seguridad si no están acostumbrados a usarla. Por ejemplo, si ingresan el código incorrecto demasiadas veces, la caja de seguridad podría atascarse.

Además, si el huésped no la cierra correctamente, la caja de seguridad quedará desbloqueada y expuesta. Una caja de seguridad estilo candado que se instala mediante un lazo metálico alrededor de una barandilla tampoco es tan segura, ya que es relativamente fácil romperlas.

En el lado positivo, en comparación con las cerraduras inteligentes, son máquinas mucho más económicas. Por una caja de seguridad más cara, puedes esperar pagar alrededor de 110 – 160 € o de $2,000–$3,000 MXN.

Cerraduras inteligentes

Las cerraduras inteligentes son fáciles de usar y muy seguras. Te permiten rastrear quién ha entrado y salido de tu propiedad. Muchas cerraduras inteligentes incluso te permiten verificar si una puerta está cerrada con llave a través de tu teléfono. Además, a diferencia de las cerraduras tradicionales, ofrecen protección contra la ganzúa. Dicho esto, existe la posibilidad de que alguien intente hackearlas.

En el lado negativo, las cerraduras inteligentes son costosas. Una cerradura inteligente decente puede costarte más de 185 € o $3,500 MXN aproximadamente. También requieren baterías y acceso a un teléfono y una red Wi-Fi.

Servicio de intercambio de llaves

Es fácil de usar, asequible y seguro, pero tanto los anfitriones como los huéspedes deben recordar tener en cuenta que es posible que la ubicación no esté abierta las 24 horas. Además, muchos anfitriones se quejan de que no hay ubicaciones de alojamiento cercanas en su área.

¿Cómo mejorar el proceso de auto-registro?

1. Incluye imágenes que ilustren tu proceso de auto-registro.

Es mucho más efectivo agregar fotos (o incluso un video) de los diferentes pasos del proceso. Hoy en día, prácticamente todos los anfitriones tienen acceso a un dispositivo que puede capturar imágenes y/o grabaciones de alta calidad. Cada imagen o clip no solo debe ser claro, sino también autoexplicativo. Si sientes que esto será un desafío, no hay nada que te impida incluir texto en las imágenes. Este paso adicional es una buena práctica para evitar cualquier confusión.

2. Proporciona un regalo de bienvenida.

Si sientes que el auto-registro no te da la oportunidad de poner en práctica tus habilidades de hospedaje, agrega un toque personal dejando un regalo de bienvenida y una carta escrita a mano.

3. Crea un manual de la casa para tus huéspedes.

Si estás allí en persona para ofrecer un recorrido por tu propiedad, es probable que tus huéspedes recuerden poco. Es una sobrecarga de información después de un largo viaje. En cambio, un manual de la casa (ya sea en formato impreso o digital) permite a tus huéspedes leerlo en un momento conveniente para ellos. También es un recurso útil cuando necesiten consultar algo en el futuro.

4. Seguimiento después del registro.

Para estancias de una noche, es una buena práctica enviar un breve mensaje de seguimiento por la noche. Si tu huésped va a quedarse por varios días, puedes enviar este mensaje de seguimiento a la mañana siguiente. Si bien este mensaje no es necesario, definitivamente debería enviarse si no has recibido actualizaciones de tus huéspedes después de que se registren.

Aquí tienes un ejemplo rápido:

Hola [nombre del huésped],

Te envío un mensaje rápido para confirmar que te registraste sin dificultades y te has instalado. No dudes en avisarme si necesitas algo.

¡Disfruta tu estancia!

¡Gracias!

[Tu nombre]

Conclusión

Tanto los huéspedes como los anfitriones están adoptando las opciones de auto-registro de Airbnb. Es simple de usar, conveniente y te ahorrará tiempo. Si estás preocupado de que pueda parecer demasiado impersonal, recuerda que puedes enviar un mensaje personalizado o incluso dejar una carta de bienvenida escrita a mano y un regalo que ayudará a tus huéspedes a sentirse como en casa. Al asegurarte de que tus instrucciones sean claras y auto explicativas, puedes estar tranquilo sabiendo que tus huéspedes no te penalizarán por el proceso de registro.

Por ejemplo, puedes usar iGMS para automatizar tu proceso de registro y muchas de tus otras tareas rutinarias. Estas incluyen:

• Gestionar múltiples cuentas y anuncios en las principales OTAs desde una única interfaz.
• Sincronizar reservas en múltiples plataformas para eliminar el riesgo de reservas duplicadas.
• Organizar mensajes en un único inbox con un buzón unificado.
• Mejorar la comunicación con plantillas automatizadas y mensajes desencadenados.
• Crear y coordinar tareas de limpieza con seguimiento en tiempo real hasta su finalización.
• Crear tu propio sitio web de reservas directas.
• Gestionar reservas directas utilizando un conjunto de herramientas de gestión de reservas directas.
• Procesar pagos de forma segura mediante integración con Stripe.
• Crear informes esenciales sobre los resultados de tu negocio en cuestión de minutos.
• Ajustar tu precio de manera inteligente a través de integraciones con PriceLabs, DPGO y Wheelhouse.
• Automatizar el proceso de revisiones de los huéspedes.